Im Gegensatz zu den Projektmitgliedern gehen Projektgruppen über den Rahmen eines einzelnen Projekts hinaus. Die Mitglieder von Projektgruppen beraten sich fachlich untereinander oder arbeiten in der Regel bei Projekten mit ähnlichem fachlichen Schwerpunkt oder ähnlichem Durchführungsort zusammen.

Bestimmte Arten von Projekten können für die Organisation „sensibel“ sein. Für diese Projekte können geschlossene Projektgruppen eingerichtet werden. Auf Projekte, die geschlossenen Projektgruppen zugeordnet sind, haben nur die Mitglieder dieser Teams Zugriff. Ein Projekt kann mehreren Projektgruppen zugeordnet werden.

Es ist wichtig, den Austausch guter Ideen zu fördern. Mit dem Kaizen Tracker können Punkte nicht nur für das Einreichen guter Ideen, sondern auch für deren Annahme und Umsetzung vergeben werden. Mit den gesammelten Punkten kann der Mitarbeiter später Prämien, Auszeichnungen oder Vergünstigungen erhalten.

Die Gesamteinsparungen jedes Projekts werden zudem zwischen dem Projektleiter und den Mitgliedern des Projektteams aufgeteilt. Alle Nutzer „erzielen“ somit durch ihre eigenen Aktivitäten Einsparungen, die in monatlichen Abständen miteinander verglichen werden – und zwar nicht nur am Ende, sondern während des gesamten Zeitraums. Alle Teilnehmer des Wettbewerbs können somit nicht nur das Ergebnis sehen, sondern auch eine Prognose auf der Grundlage der geschätzten Projekttermine für die drei Siegerplätze. Jeder weiß, wer in dem jeweiligen Zeitraum die höchsten Einsparungen erzielt und wie viel ihm in diesem Zeitraum noch fehlt, um eine höhere oder die Siegerposition zu erreichen.