In der Projektkarte gibt der Projektleiter eine Beschreibung, die Ziele, die Aktivitäten und grundlegende Informationen zum Projekt ein. Er wählt die Mitglieder des Projektteams aus und beantragt nach Abschluss der Bearbeitungen die Genehmigung der Projektkarte. Ein Projektleiter kann eine unbegrenzte Anzahl von Projektkarten in verschiedenen Phasen der Vorbereitung und Genehmigung haben. Ausgewählte Projektebenen können auch ohne Projektkarte verwaltet werden.

Der Genehmiger wird durch Benachrichtigungen auf ausstehende Projektkarten hingewiesen und sieht diese gleichzeitig in einem eigenen Bereich der Anwendung. Es kann einen oder mehrere Genehmiger geben, wobei die Genehmigung dann von jedem von ihnen vorgenommen werden kann. Gleichzeitig kann auch eine größere Anzahl von Genehmigungen erforderlich sein, z. B. zwei Genehmigungen durch den Manager und eine abschließende Genehmigung durch den Direktor. Solange der Genehmigungsprozess noch nicht abgeschlossen ist, können Genehmigungen rückwirkend widerrufen werden.

In der Vorbereitungsphase ist es wichtig, die geplanten Kaizen-Termine, Ressourcen und Projektmethoden so genau wie möglich abzuschätzen, die Mitglieder des Projektteams auszuwählen sowie die finanziellen Kosten, den Nutzen und die Rentabilität des Projekts zu berechnen. Bei der Auswahl der Projektteammitglieder hat der Projektleiter die Möglichkeit, deren voraussichtliche zeitliche Auslastung bei anderen Projekten zu berücksichtigen und die Auswahl der Projektteammitglieder entsprechend anzupassen.

Der Genehmigungsprozess für die Finanzierung hängt von der Projektebene ab. Auf der höchsten Projektebene fügt die Planungsabteilung dem Projekt eine geplante Finanzkalkulation hinzu, die von der Finanzabteilung genehmigt wird. Nach der Genehmigung ist die geplante Kalkulation fertiggestellt, und der Projektleiter kann einen Antrag auf Genehmigung der Projektfinanzierung stellen. Das Projekt kann genehmigt, unter Angabe von Gründen zur Überarbeitung zurückverwiesen oder abgelehnt werden. Die endgültige Genehmigung wird in der Regel vom Geschäftsführer der Organisation bestätigt. Bei Projekten auf niedrigeren Ebenen ist der Genehmigungsprozess vereinfacht. Der Genehmigungsprozess ist konfigurierbar und kann an die Organisation angepasst werden.

Während der Projektdurchführung überwachen die automatisierten Tools unserer Lösung das Projekt, verfolgen die Termine und schätzen den Zeitpunkt des Projektabschlusses. Anhand der geschätzten Projekttermine planen sie zudem automatisch die Auslastung aller Mitglieder der Projektteams im Zeitverlauf, was eine wichtige Information für neue Projekte darstellt. Die Lösung versucht, „Druck“ auszuüben, damit die in der Vorbereitungs- und Planungsphase des Projekts definierten Kennzahlen eingehalten werden.

Messung und Auswertung der Projektergebnisse nach der Umsetzung der Änderungen. Eine von der Planungsabteilung erstellte realistische Finanzkalkulation für das Projekt und deren anschließende Genehmigung durch die Finanzabteilung. Automatischer Abgleich der geplanten mit den tatsächlichen Projektkosten. Waren die Ergebnisse positiv und wurden die Erwartungen erfüllt, kann der neue Prozess standardisiert werden. Sind die Ergebnisse nicht zufriedenstellend, entsteht ein neues Projekt, es werden notwendige Verbesserungen vorgeschlagen und der Zyklus wiederholt sich.

Wenn eine Organisationseinheit einen Verbesserungsbedarf identifiziert und in der Ideenbibliothek dieselben oder ähnliche, erfolgreich umgesetzte bewährte Verfahren oder Lösungen zu finden sind, kann sie diese für ihr neues Projekt verwenden oder ein bestehendes Projekt duplizieren, an die eigenen Gegebenheiten anpassen und mit einem neuen Projekt beginnen.