W karcie projektu lider projektu wprowadza opis, cele, działania oraz podstawowe informacje o projekcie. Wybiera członków zespołu projektowego, a po zakończeniu edycji zwraca się o zatwierdzenie karty projektu. Jeden kierownik projektu może mieć nieograniczoną liczbę kart projektów na różnych etapach przygotowania i zatwierdzania. Wybrane poziomy projektów można zarządzać bez karty projektu.

Osoba zatwierdzająca otrzymuje powiadomienia o kartach projektów oczekujących na zatwierdzenie, a jednocześnie widzi je w osobnej sekcji aplikacji. Osobą zatwierdzającą może być jedna lub więcej osób, a zatwierdzenie może wówczas dokonać dowolna z nich. Jednocześnie może być wymagana większa liczba zatwierdzeń, np. 2 zatwierdzenia przez kierownika i ostateczne zatwierdzenie przez dyrektora. Dopóki proces zatwierdzania nie zostanie zakończony, możliwe jest cofnięcie zatwierdzeń.

W fazie przygotowawczej istotne jest jak najdokładniejsze oszacowanie planowanych terminów kaizen, zasobów, metod projektowych, doboru członków zespołu projektowego oraz kalkulacja kosztów finansowych, korzyści i zwrotu z inwestycji w projekt. Przy wyborze członków zespołu projektowego kierownik projektu ma możliwość śledzenia ich przewidywanego obciążenia pracą w ramach innych projektów i dostosowania do tego wyboru członków zespołu projektowego.

Proces zatwierdzania finansowania zależy od poziomu projektu. Na najwyższym poziomie projektu dział planowania dołącza do projektu planowaną kalkulację finansową, którą zatwierdza dział finansowy. Po zatwierdzeniu kalkulacja jest gotowa, a kierownik projektu może złożyć wniosek o zatwierdzenie finansowania projektu. Projekt może zostać zatwierdzony, odesłany do dopracowania z podaniem przyczyn lub odrzucony. Ostateczne zatwierdzenie zazwyczaj potwierdza dyrektor wykonawczy organizacji. W przypadku projektów niższych poziomów proces zatwierdzania jest uproszczony. Proces zatwierdzania można konfigurować, dostosowując go do potrzeb organizacji.

W trakcie realizacji projektu nadzór nad nim sprawują zautomatyzowane narzędzia naszego rozwiązania, które monitorują terminy i szacują datę zakończenia projektu. Na podstawie szacowanych terminów zakończenia projektów automatycznie planują one również obciążenie pracą wszystkich członków zespołów projektowych w danym okresie, co stanowi ważną informację dla nowych projektów. Rozwiązanie stara się wywierać „presję” na przestrzeganie zaplanowanych wskaźników określonych w fazie przygotowawczej i planowania projektu.

Pomiar i ocena wyników projektu po wdrożeniu zmian. Rzeczywista kalkulacja finansowa projektu sporządzona przez dział planowania, a następnie zatwierdzona przez dział finansowy. Automatyczne porównanie planowanych i rzeczywistych wydatków projektu. Jeśli wyniki były pozytywne, a oczekiwania spełnione, nowy proces można ustandaryzować. Jeśli wyniki nie są zadowalające, powstaje nowy projekt, proponuje się niezbędne ulepszenia i cykl się powtarza.

Jeśli jednostka organizacyjna zidentyfikuje obszar wymagający poprawy, a w bibliotece pomysłów znajdują się takie same lub podobne, z powodzeniem wdrożone sprawdzone praktyki lub rozwiązania, może je wykorzystać w swoim nowym projekcie lub skopiować je do istniejącego projektu, dostosować do własnych warunków i rozpocząć nowy projekt.