U kartici projekta voditelj projekta unosi opis, ciljeve, aktivnosti i osnovne informacije o projektu. Odabiru članove projektnog tima i, nakon što su izmjene dovršene, zatraže odobrenje kartice projekta. Jedan voditelj projekta može imati neograničen broj kartica projekta u različitim fazama pripreme i odobrenja. Odabrane razine projekta mogu se upravljati bez kartice projekta.

Odobravatelj je obaviješten o neriješenim karticama projekta putem obavijesti i može pregledati neriješene kartice koje čekaju njegovo odobrenje u zasebnom odjeljku aplikacije. Može postojati jedan ili više odobravatelja, a odobrenje može dati bilo koji od njih. Istovremeno može biti potrebno više odobrenja, npr. dva odobrenja menadžera i jedno konačno odobrenje direktora. Dok proces odobravanja ne bude dovršen, odobrenja se mogu retroaktivno opozvati.

Tijekom pripremne faze važno je što je moguće preciznije procijeniti planirane rokove, resurse i projektne metode Kaizena, odabir članova projektnog tima te izračunati financijske troškove, koristi i povrat ulaganja u projekt. Prilikom odabira članova projektnog tima, voditelj projekta može pratiti njihov očekivani opterećenje na drugim projektima i u skladu s tim prilagoditi odabir članova projektnog tima.

Proces odobrenja financiranja ovisi o razini projekta. Na najvišoj razini projekta odjel za planiranje dodaje projektiranu financijsku kalkulaciju projektu, koju zatim odobrava financijski odjel. Nakon odobrenja proračun se finalizira i voditelj projekta može podnijeti zahtjev za odobrenje financiranja projekta. Projekt može biti odobren, vraćen na daljnju obradu uz navođenje razloga ili otkazan. Konačno odobrenje obično potvrđuje glavni izvršni direktor organizacije. Projekti niže razine imaju pojednostavljen postupak odobrenja. Postupak odobrenja je prilagodljiv i može se prilagoditi potrebama organizacije.

Tijekom provedbe projekta, automatizirani alati unutar našeg rješenja nadziru projekt, prate rokove i procjenjuju datum završetka projekta. Na temelju tih procijenjenih datuma, oni također automatski raspoređuju opterećenje svih članova projektnog tima, što je važna informacija za nove projekte. Rješenje ima za cilj stvoriti 'pritisak' za pridržavanje planiranih ciljeva definiranih tijekom pripremnih i fazi planiranja projekta.

Mjerenje i procjena rezultata projekta nakon provedbe promjena. Realističan financijski izračun za projekt, pripremljen od strane odjela za planiranje i naknadno odobren od strane financijskog odjela. Automatsko usporedba planiranih i stvarnih financijskih podataka projekta. Ako su rezultati bili pozitivni i očekivanja ispunjena, novi se proces može standardizirati. Ako su rezultati nezadovoljavajući, pokreće se novi projekt, predlažu se potrebna poboljšanja i ciklus se ponavlja.

Ako organizacijska jedinica identificira područje za poboljšanje, a biblioteka ideja sadrži iste ili slične najbolje prakse ili rješenja koja su već uspješno provedena, može ih upotrijebiti za svoj novi projekt ili replicirati postojeći projekt, prilagoditi ih vlastitim okolnostima i pokrenuti novi projekt.