Proje lideri, proje kartına projenin açıklamasını, hedeflerini, faaliyetlerini ve temel bilgilerini girer. Proje ekibi üyelerini seçer ve düzenlemeleri tamamladıktan sonra proje kartının onaylanmasını talep eder. Bir proje lideri, hazırlık ve onay aşamalarında sınırsız sayıda proje kartına sahip olabilir. Seçilen proje seviyeleri, proje kartı olmadan da yönetilebilir.

Onaylayıcı, bekleyen proje kartları hakkında bildirimler yoluyla bilgilendirilir ve aynı zamanda, onayını bekleyen proje kartlarını uygulamanın ayrı bir bölümünde görebilir. Onaylayıcı sayısı bir veya daha fazla olabilir ve onay işlemi bu kişilerden herhangi biri tarafından gerçekleştirilebilir. Aynı zamanda, daha fazla sayıda onay da gerekebilir; örneğin, yöneticiden 2 onay ve müdürden nihai onay. Onay süreci tamamlanana kadar, onaylar geriye dönük olarak iptal edilebilir.

Hazırlık aşamasında, planlanan kaizen tarihlerinin, kaynakların, proje yöntemlerinin, proje ekibi üyelerinin seçiminin ve projenin mali maliyetleri, faydaları ile finansal geri dönüşünün mümkün olduğunca doğru bir şekilde tahmin edilmesi önemlidir. Proje ekibi üyelerinin seçiminde proje lideri, üyelerin diğer projelerde zaman içinde tahmini iş yüklerini takip etme ve buna göre proje ekibi seçimini uyarlama imkânına sahiptir.

Bütçe onay süreci, projenin seviyesine bağlıdır. En üst seviye projelerde, planlama departmanı projeye planlanan bütçe hesaplamasını ekler ve bu hesaplama finans departmanı tarafından onaylanır. Onaylandıktan sonra planlanan hesaplama hazır hale gelir ve proje lideri, proje finansmanı için onay talebini gönderebilir. Proje onaylanabilir, nedenleri belirtilerek düzeltme için geri gönderilebilir veya iptal edilebilir. Nihai onay genellikle kuruluşun genel müdürü tarafından verilir. Daha alt düzeydeki projeler için onay süreci basitleştirilmiştir. Onay süreci, kuruluşa göre özelleştirilebilecek şekilde yapılandırılabilir.

Projenin yürütülmesi sırasında, çözümümüzün otomatik araçları projeyi denetler, süreleri takip eder ve projenin tamamlanma tarihini tahmin eder. Aynı zamanda, tahmin edilen proje sürelerine göre proje ekiplerindeki tüm üyelerin iş yükü otomatik olarak planlanır; bu da yeni projeler için önemli bir veridir. Çözüm, projenin hazırlık ve planlama aşamalarında tanımlanan planlı göstergelerin yerine getirilmesi konusunda bir “baskı” yaratmaya çalışır.

Değişikliklerin uygulanmasının ardından proje sonuçlarının ölçülmesi ve değerlendirilmesi. Planlama departmanı tarafından hazırlanan projenin gerçek mali hesaplamasının finans departmanı tarafından onaylanması. Projenin planlanan ve gerçekleşen mali verilerinin otomatik olarak karşılaştırılması. Sonuçlar olumluysa ve beklentiler karşılanmışsa, yeni süreç standartlaştırılabilir. Sonuçlar tatmin edici değilse, yeni bir proje başlatılır, gerekli iyileştirmeler önerilir ve döngü tekrarlanır.

Bir birim, iyileştirme gerektiren bir alan tespit ettiğinde ve fikir kütüphanesinde aynı veya benzer, başarıyla uygulanmış kanıtlanmış uygulamalar ya da çözümler bulunuyorsa, bunları yeni projesinde kullanabilir ya da mevcut projesini kopyalayabilir, kendi koşullarına göre uyarlayabilir ve yeni bir projeye başlayabilir.