1. Name der Methode

Lean Coffee

2. Alternative Bezeichnungen

Fettarmer Kaffee

3. Kurze Beschreibung

„Lean Coffee“ ist ein strukturiertes, aber ohne vorab festgelegte Tagesordnung konzipiertes Meetingformat. Die Teilnehmer schlagen demokratisch Themen vor, die sie am meisten interessieren, priorisieren diese und diskutieren darüber, wobei die Diskussion in zeitlich begrenzten Blöcken stattfindet.

4. Zweck / Wann anzuwenden

Es wird für informelle, aber produktive Diskussionen, den Wissensaustausch, die Problemlösung oder Rückblicke genutzt. Es eignet sich ideal für Situationen, in denen keine formelle Tagesordnung erforderlich ist, es jedoch wichtig ist, dass das Treffen effizient verläuft und sich auf das konzentriert, was für die Teilnehmer am relevantesten ist.

5. Vorgehensweise / So wird es angewendet

1. Vorbereitung: Es reicht eine Kanban-Tafel (physisch oder digital) mit drei Spalten: „Zur Diskussion“, „In Diskussion“, „Diskutiert“. Jeder Teilnehmer erhält Haftnotizen und einen Stift.
2. Themen vorschlagen (2–5 Min.): Jeder schreibt still für sich auf die Haftnotizen die Themen, über die er diskutieren möchte (1 Thema pro Zettel).
3. Vorstellen und abstimmen (2–5 Min.): Jeder stellt seine Themen kurz vor, damit die anderen sie verstehen. Ähnliche Themen können zusammengefasst werden.
4. Priorisieren (Dot Voting, 2–3 Min.): Jeder Teilnehmer hat 2–3 Stimmen (Punkte), die er den Themen zuweisen kann, die ihn am meisten interessieren. Die Themen werden nach der Anzahl der Stimmen sortiert.
5. Diskutieren (Zeitblöcke): Das Thema mit der höchsten Priorität wird in die Spalte „In Diskussion“ verschoben. Ein Timer wird eingestellt (z. B. 5–8 Minuten).
6. Über die Fortsetzung abstimmen: Nach Ablauf der Zeit entscheidet das Team durch eine einfache Abstimmung (Daumen hoch/runter), ob es das Thema fortsetzen möchte (nächster kürzerer Zeitblock, z. B. 3 Minuten) oder zum nächsten Thema übergehen will.

6. Beispiel aus der Praxis

Das Designteam trifft sich jede Woche zu einem Lean Coffee. Vorgeschlagene Themen sind: „Neue Trends in der Typografie“, „Probleme mit unserer Design-Software“, „Wie wir besser mit den Entwicklern kommunizieren können“. Mithilfe von Dot Voting stellen sie fest, dass das Thema der Kommunikation mit den Entwicklern am dringlichsten ist, und widmen ihm daher die meiste Zeit.

7. Vorteile

- Hochrelevante Inhalte: Es wird nur über das diskutiert, was die Teilnehmer wirklich interessiert
.- Ein demokratisches und partizipatives Format
.- Effiziente Zeitnutzung: Zeitblöcke und Abstimmungen verhindern endlose Diskussionen
.- Keine Vorbereitung der Tagesordnung erforderlich.

8. Risiken / Grenzwerte

- Nicht geeignet für Entscheidungssitzungen: Es handelt sich um ein Diskussionsformat, nicht um ein Format zur Fassung verbindlicher Beschlüsse.
- Erfordert aktive Beteiligung: Wenn die Teilnehmer keine Themen einbringen, ist das Treffen sinnlos.
- Kann oberflächlich sein: Kurze Zeitblöcke reichen möglicherweise nicht aus, um sehr komplexe Themen eingehend zu analysieren.

9. Tipps aus der Praxis

- Beginnen Sie mit kürzeren Zeitblöcken: Es ist besser, die Zeit zu verlängern, als sie zu verkürzen.
- Visualisieren Sie: Nutzen Sie eine Kanban-Tafel, damit alle sehen können, worüber gerade diskutiert wird und was als Nächstes ansteht.
- Jemand muss auf die Zeit achten: Es ist sinnvoll, eine Person zu bestimmen, die den Timer im Auge behält.