1. Yöntemin adı

Lean Coffee

2. Alternatif isimler

Yağsız kahve

3. Kısa açıklama

Lean Coffee, yapılandırılmış ancak önceden belirlenmiş bir gündemi olmayan bir toplantı biçimidir. Katılımcılar, kendilerini en çok ilgilendiren konuları demokratik bir şekilde önerir, öncelik sırasına koyar ve tartışır; tartışma ise zaman sınırlı bloklar halinde gerçekleşir.

4. Amaç / Ne zaman kullanılır

Gayri resmi ancak verimli tartışmalar, bilgi paylaşımı, sorun çözme veya geriye dönük değerlendirmeler için kullanılır. Resmi bir gündem gerekmeyen, ancak toplantının verimli olması ve katılımcılar için en önemli konulara odaklanması gereken durumlar için idealdir.

5. Uygulama / Nasıl uygulanır?

1. Hazırlık: Üç sütunlu bir Kanban panosu (fiziksel veya dijital) yeterlidir: "Tartışılacak", "Tartışılıyor", "Tartışıldı". Her katılımcıya yapışkan not kağıtları ve kalem dağıtılır.
2. Konuları belirleme (2-5 dakika): Herkes sessizce, tartışmak istediği konuları not kağıtlarına yazar (her kağıda 1 konu).
3. Konuları tanıtın ve birleştirin (2-5 dakika): Herkes, diğerlerinin anlayabilmesi için kendi konularını kısaca tanıtır. Benzer konular birleştirilebilir.
4. Önceliklendirme (Nokta Oylama, 2-3 dak.): Her katılımcının, en çok ilgisini çeken konulara dağıtabileceği 2-3 oyu (nokta) vardır. Konular, alınan oy sayısına göre sıralanır.
5. Tartış (zaman dilimleri): En yüksek önceliğe sahip konu, "Tartışılıyor" sütununa taşınır. Zamanlayıcı ayarlanır (örn. 5-8 dakika).
6. Devam edip etmemeyi oylama: Süre dolduktan sonra ekip, basit bir oylama (başparmak yukarı/aşağı) ile konuyu devam ettirmek (daha kısa bir zaman dilimi, örn. 3 dakika) mi, yoksa bir sonraki konuya geçmek mi istediğine karar verir.

6. Uygulamadan bir örnek

Tasarım ekibi her hafta Lean Coffee toplantısında bir araya geliyor. Önerilen konular şunlar: “Tipografide yeni trendler”, “Tasarım yazılımımızla ilgili sorunlar”, “Geliştiricilerle nasıl daha iyi iletişim kurabiliriz”. Dot Voting yöntemini kullanarak, en acil konunun geliştiricilerle iletişim olduğunu belirlerler ve bu konuya en fazla zaman ayırırlar.

7. Avantajlar

- Son derece alakalı içerik: Yalnızca katılımcıların gerçekten ilgilendiği konular tartışılır
.- Demokratik ve katılımcı bir format
.- Zamanın verimli kullanımı: Zaman dilimleri ve oylama, bitmek bilmeyen tartışmaları önler
.- Gündem hazırlığı gerektirmez.

8. Riskler / Sınırlar

- Karar alma toplantıları için uygun değildir: Bu bir tartışma formatıdır, bağlayıcı kararların alındığı bir format değildir.
- Aktif katılım gerektirir: Katılımcılar konu önermezlerse, toplantının bir anlamı kalmaz.
- Yüzeysel kalabilir: Kısa zaman dilimleri, çok karmaşık konuların derinlemesine analizi için yeterli olmayabilir.

9. Uygulamadan İpuçları

- Daha kısa zaman dilimleriyle başlayın: Süreyi kısaltmaktansa uzatmak daha iyidir.
- Görselleştirin: Kanban tablosunu kullanarak herkesin neyin tartışıldığını ve sırada neyin olduğunu görebilmesini sağlayın.
- Birisi zamanı takip etmelidir: Zamanlayıcıyı takip edecek tek bir kişi belirlemek iyi bir fikirdir.