#50 „Lessons Learned“-Sitzung (Auswertung der gewonnenen Erkenntnisse)

1. Name der Methode

„Lessons Learned“-Sitzung (Auswertung der gewonnenen Erkenntnisse)

2. Alternative Bezeichnungen

Post-mortem, Nachbesprechung (AAR), Debriefing

3. Kurze Beschreibung

„Lessons Learned“ ist eine strukturierte Besprechung, die nach Abschluss eines Projekts, einer Projektphase oder eines wichtigen Ereignisses stattfindet. Ziel ist es, zu ermitteln und zu dokumentieren, was gelungen ist, was nicht gelungen ist und welche Erkenntnisse das Team daraus für die Zukunft mitnimmt.

4. Zweck / Wann anzuwenden

Es wird eingesetzt, um das organisatorische Lernen zu fördern und zu verhindern, dass sich dieselben Fehler in zukünftigen Projekten wiederholen. Es ist ein wichtiges Instrument zur Verbesserung des Projektmanagements und zum Wissensaustausch innerhalb der Organisation.

5. Vorgehensweise / So wird es angewendet

1. Planen Sie ein Treffen: Laden Sie alle wichtigen Mitglieder des Projektteams ein. Senden Sie ihnen vorab Fragen zum Nachdenken zu.
2. Schaffen Sie eine vertrauensvolle Atmosphäre: Betonen Sie, dass es nicht darum geht, Schuldige zu suchen, sondern daraus zu lernen.
3. Diskutieren Sie die zentralen Fragen
:- Was wollten wir erreichen? (Ursprüngliche Ziele)
- Was haben wir tatsächlich erreicht? (Tatsächliche Ergebnisse)
– Was hat gut funktioniert und warum? (Erfolge, die wiederholt werden sollten)
– Was hat nicht gut funktioniert und warum? (Probleme, die vermieden werden sollten)
– Was würden wir beim nächsten Mal anders machen? (Konkrete Empfehlungen)
4. Dokumentieren Sie die Ergebnisse: Erstellen Sie einen kurzen und übersichtlichen „Lessons Learned“-Bericht, der die wichtigsten Erkenntnisse und konkrete Empfehlungen enthält.
5. Teilen und speichern: Speichern Sie den Bericht in einer zentralen Wissensdatenbank und teilen Sie ihn aktiv mit anderen Teams und Projektmanagern.

6. Beispiel aus der Praxis

Nach Abschluss der Marketingkampagne traf sich das Team zu einer „Lessons Learned“-Sitzung. Es stellte sich heraus, dass die Facebook-Kampagne hervorragend funktioniert hatte (Erkenntnis: mehr in Facebook investieren), die Zusammenarbeit mit dem Influencer jedoch ineffizient und teuer war (Erkenntnis: Influencer besser überprüfen). Diese Erkenntnisse flossen in die Planung der nächsten Kampagne ein.

7. Vorteile

- Verhindert, dass Fehler wiederholt werden
.- Fördert eine Kultur des Lernens und der kontinuierlichen Verbesserung
.- Verbessert die Planung zukünftiger Projekte
.- Bewahrt wertvolles Wissen innerhalb der Organisation und sorgt für dessen Weitergabe.

8. Risiken / Grenzwerte

- Schuldzuweisungen: Das Treffen kann leicht zu gegenseitigen Schuldzuweisungen ausarten.
- Vergessene Lehren: Wenn der Bericht einfach in einer Schublade verschwindet und niemand ihn liest, ist der gesamte Prozess sinnlos.
- Subjektive Erinnerungen: Menschen können sich ungenau oder verzerrt an Ereignisse erinnern.
- Teilnahme: Wenn nicht alle wichtigen Beteiligten teilnehmen, kann das Bild unvollständig sein.

9. Tipps aus der Praxis

- Führen Sie dies fortlaufend durch: Warten Sie nicht bis zum absoluten Ende eines großen Projekts. Führen Sie nach jeder wichtigen Phase kleinere „Lessons Learned“-Runden durch
.- Setzen Sie einen unabhängigen Moderator ein: Er hilft dabei, die Diskussion konstruktiv zu gestalten und den Fokus auf den Prozess statt auf die Personen zu richten.
- Richten Sie den Blick auf die Zukunft: Es geht nicht darum, über verschüttete Milch zu weinen, sondern Lehren zu ziehen und konkrete Empfehlungen für die Zukunft zu formulieren
.- „Lessons Learned“ vs. Retrospektive: Sie sind sich sehr ähnlich. Retrospektiven finden in der Regel häufiger statt, sind kürzer und zielen darauf ab, die Teamarbeit im Rahmen von Iterationen zu verbessern. „Lessons Learned“ finden oft am Ende eines größeren Gesamtprojekts statt und beziehen sich auf das Projekt als Ganzes.