#21 Pareto-Analyse

1. Name der Methode

Pareto-Analyse

2. Alternative Bezeichnungen

Pareto-Diagramm, Pareto-Prinzip, 80/20-Regel

3. Kurze Beschreibung

Die Pareto-Analyse ist eine Methode, mit deren Hilfe sich Probleme oder Ursachen, die den größten Einfluss haben, identifizieren und priorisieren lassen. Sie basiert auf dem Pareto-Prinzip, das besagt, dass etwa 80 % der Auswirkungen auf 20 % der Ursachen zurückzuführen sind („die entscheidende Minderheit“).

4. Zweck / Wann anzuwenden

Sie wird eingesetzt, um den Fokus bei der Problemlösung einzugrenzen, damit Ressourcen und Anstrengungen auf die wichtigsten Ursachen konzentriert werden können. Sie eignet sich ideal für Situationen, in denen wir mit einer Vielzahl von Problemen konfrontiert sind (z. B. Fehlerarten, Gründe für Beschwerden, Ursachen für Ausfallzeiten) und entscheiden müssen, wo wir ansetzen sollen.

5. Vorgehensweise / So wird es angewendet

1. Definieren Sie das Problem und die Kategorien: Legen Sie fest, welches Problem Sie analysieren (z. B. „Anzahl der Reklamationen“), und definieren Sie die Ursachenkategorien (z. B. „Beschädigte Ware“, „Verspätete Lieferung“, „Mangelhaftes Produkt“).
2. Sammle Daten: Erfasse für jede Kategorie die Häufigkeit des Auftretens über einen bestimmten Zeitraum.
3. Ordne die Daten: Ordne die Kategorien in absteigender Reihenfolge, von der häufigsten zur seltensten.
4. Berechnen Sie den kumulativen Prozentsatz: Berechnen Sie für jede Kategorie ihren prozentualen Anteil am Gesamtwert und addieren Sie anschließend diese Prozentsätze (kumulativ).
5. Erstelle ein Pareto-Diagramm
: – Trage die Kategorien auf der horizontalen Achse (x-Achse) ein.
– Trage die Häufigkeit auf der linken vertikalen Achse (y-Achse) ein und erstelle ein Säulendiagramm.
– Tragen Sie auf der rechten vertikalen Achse (y-Achse) die Prozentsätze (von 0 % bis 100 %) ein und zeichnen Sie die Kurve des kumulativen Prozentsatzes in das Diagramm ein.
6. Analysiere das Diagramm: Identifiziere die „kritische Minderheit“ – also die Kategorien, die etwa 80 % aller Probleme ausmachen. Genau auf diese sollten sich die Verbesserungsbemühungen konzentrieren.

6. Beispiel aus der Praxis

Die IT-Abteilung hat 500 Problemmeldungen pro Monat analysiert. Dabei stellte sie fest, dass es 10 Arten von Problemen gibt. Nach der Erstellung eines Pareto-Diagramms zeigte sich, dass zwei Arten von Problemen – „Anmeldeproblem“ (250 Fälle) und „Langsame Systemreaktion“ (150 Fälle) – zusammen 400 der 500 Meldungen ausmachen, also 80 % aller Probleme. Das Team beschloss, diese beiden Ursachen vorrangig zu beheben, anstatt sich mit den übrigen acht „trivialen“ Problemen zu befassen.

7. Vorteile

- Klare Priorisierung: Hilft dabei, die „entscheidende Minderheit“ von der „trivialen Mehrheit“ zu unterscheiden und Ressourcen effizient zuzuweisen.
- Aussagekräftiges visuelles Instrument: Vermittelt einfach und überzeugend, welche Probleme am schwerwiegendsten sind.
- Universelle Anwendbarkeit: Lässt sich auf jede Art von Problem in jedem Bereich anwenden (Qualität, Finanzen, Vertrieb, Personalwesen).
- Datenorientierung: Zwingt das Team dazu, Entscheidungen auf der Grundlage von Daten und nicht von Eindrücken zu treffen.

8. Risiken / Grenzwerte

- Die Schwere wird nicht berücksichtigt: Die Pareto-Analyse arbeitet mit der Häufigkeit, nicht mit den Auswirkungen. Ein seltenes Problem (z. B. ein Sicherheitsvorfall) kann weitaus schwerwiegender sein als ein häufiges, aber geringfügiges Problem (z. B. ein Tippfehler in einem Dokument). Manchmal ist es notwendig, die Daten anhand der Kosten oder anderer Faktoren zu gewichten.
– Historische Daten: Die Analyse basiert auf vergangenen Daten, die die Zukunft nicht unbedingt genau vorhersagen können.
– Ungeeignet für komplexe Probleme: Sie zeigt keine Wechselbeziehungen zwischen den Ursachen auf.

9. Tipps aus der Praxis

- Wenden Sie „Pareto auf Pareto“ an: Nachdem Sie das Hauptproblem identifiziert haben, können Sie eine weitere Pareto-Analyse für dessen Unterursachen durchführen.
- Daten sind entscheidend: Die Qualität der Pareto-Analyse hängt direkt von der Qualität und der korrekten Kategorisierung der gesammelten Daten ab.
- Kombinieren Sie sie mit anderen Instrumenten: Die Pareto-Analyse zeigt Ihnen, „WAS“ zu lösen ist. Instrumente wie die 5-Why-Methode oder das Ishikawa-Diagramm helfen Ihnen dabei, herauszufinden, „WARUM“ dies geschieht.
- Versteifen Sie sich nicht auf 80/20: Das ist nur eine Faustregel. Manchmal beträgt das Verhältnis 70/30 oder 90/10. Wichtig ist das Prinzip, die wichtigsten Punkte zu identifizieren.