#21 Analiza Pareto

1. Nazwa metody

Analiza Pareto

2. Nazwy alternatywne

Diagram Pareto, zasada Pareto, zasada 80/20

3. Krótki opis

Analiza Pareto to technika, która pomaga zidentyfikować i ustalić priorytety problemów lub przyczyn mających największy wpływ. Opiera się ona na zasadzie Pareto, zgodnie z którą około 80% skutków wynika z 20% przyczyn („mniejszość kluczowa”).

4. Cel / Kiedy stosować

Służy do zawężenia zakresu podczas rozwiązywania problemów, tak aby zasoby i wysiłki skupiały się na najważniejszych przyczynach. Jest to idealne rozwiązanie w sytuacjach, gdy mamy do czynienia z dużą liczbą problemów (np. rodzaje błędów, przyczyny reklamacji, źródła przestojów) i musimy zdecydować, od czego zacząć.

5. Sposób postępowania / Jak ją stosować

1. Zdefiniuj problem i kategorie: Określ, jaki problem analizujesz (np. „Liczba reklamacji”) i zdefiniuj kategorie przyczyn (np. „Uszkodzony towar”, „Opóźniona dostawa”, „Wadliwy produkt”).
2. Zbierz dane: Dla każdej kategorii zbierz częstotliwość występowania w danym okresie.
3. Uporządkuj dane: Ułóż kategorie w porządku malejącym, od najczęstszej do najrzadszej.
4. Oblicz skumulowany odsetek: Dla każdej kategorii oblicz jej procentowy udział w całości, a następnie zsumuj te wartości (skumulowane).
5. Stwórz wykres Pareto
: - Na osi poziomej (osi x) nanieś kategorie.
- Na lewej osi pionowej (osi y) nanieś częstotliwość występowania i stwórz wykres słupkowy.
- Na prawej osi pionowej (oś y) nanieś wartości procentowe (od 0% do 100%) i narysuj na wykresie krzywą wartości procentowej skumulowanej.
6. Przeanalizuj wykres: Zidentyfikuj „istotną mniejszość” – kategorie, które stanowią około 80% wszystkich problemów. To właśnie na nich należy skoncentrować wysiłki zmierzające do poprawy sytuacji.

6. Przykład z praktyki

Dział IT przeanalizował 500 zgłoszeń problemów w ciągu miesiąca. Stwierdzono, że istnieje 10 rodzajów problemów. Po sporządzeniu wykresu Pareto okazało się, że 2 rodzaje problemów – „Problem z logowaniem” (250 przypadków) oraz „Powolna reakcja systemu” (150 przypadków) – stanowią łącznie 400 z 500 zgłoszeń, czyli 80% wszystkich problemów. Zespół postanowił w pierwszej kolejności zająć się tymi dwoma przyczynami, zamiast zajmować się pozostałymi ośmioma „błahemi” problemami.

7. Zalety

- Jasne ustalanie priorytetów: Pomaga oddzielić „istotną mniejszość” od „nieistotnej większości” oraz efektywnie alokować zasoby.
- Silne narzędzie wizualne: W prosty i przekonujący sposób pokazuje, które problemy są najpoważniejsze.
- Uniwersalne zastosowanie: Można ją zastosować do każdego rodzaju problemu w dowolnej dziedzinie (jakość, finanse, sprzedaż, HR).
- Orientacja na dane: Zmusza zespół do podejmowania decyzji w oparciu o dane, a nie odczucia.

8. Ryzyko / Limity

- Nie uwzględnia wagi: Analiza Pareto opiera się na częstotliwości, a nie na skutkach. Rzadki problem (np. incydent związany z bezpieczeństwem) może być znacznie poważniejszy niż częsty, ale nieistotny problem (np. literówka w dokumencie). Czasami konieczne jest zważenie danych pod kątem kosztów lub innych czynników.
- Dane historyczne: Analiza opiera się na danych z przeszłości, które niekoniecznie muszą dokładnie przewidywać przyszłość.
- Nieodpowiednia w przypadku złożonych problemów: Nie pokazuje wzajemnych powiązań między przyczynami.

9. Wskazówki z praktyki

- Zastosuj metodę „Pareto na Pareto”: Po zidentyfikowaniu głównego problemu możesz przeprowadzić kolejną analizę Pareto w odniesieniu do jego przyczyn drugorzędnych.
- Dane są najważniejsze: Jakość analizy Pareto zależy bezpośrednio od jakości i prawidłowej kategoryzacji zebranych danych.
- Łącz z innymi narzędziami: Analiza Pareto wskaże Ci, „CO” należy rozwiązać. Narzędzia takie jak metoda 5 Why lub diagram Ishikawy pomogą Ci ustalić, „DLACZEGO” tak się dzieje.
- Nie skupiaj się wyłącznie na zasadzie 80/20: To tylko orientacyjna zasada. Czasami stosunek ten wynosi 70/30 lub 90/10. Ważna jest zasada identyfikacji najważniejszych elementów.