1. Name der Methode

Workflow-Mapping (Abbildung von Arbeitsabläufen)

2. Alternative Bezeichnungen

Ablaufdiagramm

3. Kurze Beschreibung

Unter Workflow-Mapping versteht man die visuelle Darstellung der Abfolge von Schritten, Aufgaben, Entscheidungen und Interaktionen, die erforderlich sind, um einen bestimmten Arbeitsprozess von Anfang bis Ende abzuschließen. Im Mittelpunkt steht dabei die Frage: „Wer macht was und wann?“

4. Zweck / Wann anzuwenden

Es wird zum Verständnis, zur Analyse und zur Verbesserung beliebiger Prozesse eingesetzt. Es hilft dabei, Engpässe, Doppelarbeit, überflüssige Schritte und Möglichkeiten zur Automatisierung zu identifizieren. Es ist ein grundlegendes Instrument für die Neugestaltung von Prozessen, die Implementierung von Softwaresystemen (z. B. ERP) oder die Schulung von Mitarbeitern.

5. Vorgehensweise / So wird es angewendet

1. Definieren Sie den Prozess: Legen Sie klar fest, wo der Prozess beginnt und endet.
2. Identifizieren Sie die Beteiligten: Ermitteln Sie alle Rollen oder Abteilungen, die an dem Prozess beteiligt sind.
3. Sammeln Sie Informationen: Führen Sie Gespräche mit den Prozessbeteiligten und finden Sie heraus, welche Schritte sie ausführen, welche Informationen sie benötigen und welche Ergebnisse sie liefern.
4. Zeichnen Sie eine Prozesskarte: Verwenden Sie standardisierte Symbole (z. B. aus der BPMN – Business Process Model and Notation) zur Visualisierung des Ablaufs
:- Rechteck: Aufgabe oder Aktivität
.- Raute: Entscheidungspunkt (Ja/Nein).
- Oval: Beginn/Ende des Prozesses
.- Pfeile: Flussrichtung
.- „Swimlanes“: Werden häufig verwendet, um Aufgaben danach zu trennen, wer für sie verantwortlich ist.
5. Analysieren und verbessern: Suchen Sie in der Karte nach Problemen: unnötige Übergaben, lange Wartezeiten, Schritte ohne Mehrwert. Entwerfen Sie eine „Zukunftszustands“-Karte (To-Be-Karte), die effizienter ist.

6. Beispiel aus der Praxis

Das Unternehmen hat den Prozess der Rechnungsfreigabe abgebildet. Die Abbildung zeigte, dass eine Rechnung fünf verschiedene Personen durchlief, von denen zwei lediglich eine formale Prüfung ohne Mehrwert durchführten, und oft mehrere Tage lang auf dem Schreibtisch lag. Die neue Workflow-Karte hat zwei Genehmiger überflüssig gemacht und ein digitales System eingeführt, das automatisch Benachrichtigungen versendet, wodurch sich der gesamte Prozess von 10 Tagen auf 2 Tage verkürzt hat.

7. Vorteile

- Klarheit und Transparenz: Jeder sieht, wie der Prozess als Ganzes funktioniert und welche Rolle er dabei spielt.
- Aufdeckung von Verschwendung: Deckt Ineffizienzen auf, die im Arbeitsalltag nicht offensichtlich sind.
- Grundlage für Standardisierung und Automatisierung.
- Verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.

8. Risiken / Grenzwerte

- „Analysis Paralysis“: Das Team verbringt möglicherweise zu viel Zeit damit, eine perfekte Karte zu erstellen, und kommt nie dazu, Verbesserungen vorzunehmen.
- Darstellung des Idealzustands: Menschen neigen dazu, zu beschreiben, wie ein Prozess funktionieren sollte, und nicht, wie er in der Realität mit all seinen Umwegen und Problemen tatsächlich abläuft.
- Komplexität: Eine zu detaillierte Karte kann unübersichtlich sein.

9. Tipps aus der Praxis

- Erfassen Sie die tatsächliche Situation: Fordern Sie die Mitarbeiter auf, ehrlich zu sein und zu beschreiben, was wirklich vor sich geht.
- Verwenden Sie „Swimlanes“: Swimlanes sind äußerst nützlich, um darzustellen, wann die Arbeit von einer Abteilung zur anderen weitergeleitet wird, was häufig eine Ursache für Verzögerungen ist.
- Unterscheiden Sie zwischen Prozesskarte und Wertstromkarte (VSM): Eine Workflow-/Prozesskarte konzentriert sich auf Schritte und Zuständigkeiten. Die VSM ist eine spezielle Art von Karte, die sich auf den Wertstrom sowie die Quantifizierung von Zeit und Verschwendung konzentriert.