#71 KPI-Bewertungstafel (Tafel zur Bewertung der KPIs)

1. Name der Methode

KPI-Prüfungsgremium (Tabelle zur Bewertung der KPIs)

2. Alternative Bezeichnungen

Performance-Board, Huddle-Board

3. Kurze Beschreibung

Das KPI-Review-Board ist ein zentraler, visuell gestalteter Ort (in der Regel eine physische oder digitale Tafel), an dem das Team regelmäßig (täglich, wöchentlich) seine Fortschritte in Bezug auf die Leistungskennzahlen (KPIs) bewertet. Es handelt sich um ein Instrument zur Förderung kurzer und effektiver, leistungsorientierter Besprechungen.

4. Zweck / Wann anzuwenden

Es dient dazu, Struktur in die Leistungsüberwachung zu bringen, Abweichungen vom Ziel sichtbar zu machen und die Problemlösung zügig in Gang zu bringen. Es ist das Herzstück der täglichen Huddle-Meetings oder der wöchentlichen operativen Besprechungen.

5. Vorgehensweise / So wird es angewendet

1. Definieren Sie die wichtigsten KPIs: Wählen Sie eine kleine Anzahl (3–7) von Schlüsselkennzahlen aus, die die Leistung und die Ziele des Teams am besten widerspiegeln.
2. Erstellen Sie eine Tabelle: Entwerfen Sie die Struktur der Tabelle. Sie sollte Folgendes enthalten:
– Name des KPI.
– Zielwert.
– Aktuellen Wert (zeitlich dargestellt, z. B. in einem Run-Chart).
- Visuellen Status: Einfacher Indikator (z. B. grüne/rote Farbe), der anzeigt, ob das Ziel erreicht ist
.- Abschnitt für Probleme und Maßnahmen: Platz zum Eintragen der Ursachen für Abweichungen und der vereinbarten Korrekturmaßnahmen.
3. Führen Sie regelmäßige Besprechungen ein: Treffen Sie sich regelmäßig vor der Tafel (z. B. täglich für 15 Minuten).
4. Gehen Sie die KPIs durch: Gehen Sie bei der Besprechung kurz die einzelnen KPIs durch. Befindet sich die Kennzahl „im grünen Bereich“, fahren Sie fort. Ist sie „im roten Bereich“, ermitteln Sie kurz die Ursache und weisen Sie eine Maßnahme zu, um das Problem zu beheben. Führen Sie keine eingehende Analyse durch – das erfolgt erst nach der Besprechung.
5. Halten Sie das Board auf dem neuesten Stand.

6. Beispiel aus der Praxis

Das Kundensupport-Team hat an der Wand eine Tafel mit drei KPIs angebracht: 1. Durchschnittliche Zeit bis zur ersten Antwort (Ziel: < 1 Stunde). 2. Kundenzufriedenheit (Ziel: > 90 %). 3. Anzahl der ungelösten Tickets, die älter als 48 Stunden sind (Ziel: 0). Jeden Morgen treffen sie sich für 10 Minuten vor der Tafel, aktualisieren die Daten und wenn eine Kennzahl im roten Bereich liegt, vereinbaren sie, wie sie sich an diesem Tag gegenseitig unterstützen können, um wieder auf Kurs zu kommen.

7. Vorteile

- Konzentration auf das Wesentliche
.- Hohe Transparenz bei der Leistungserbringung
.- Schnelle Erkennung von Problemen und schnelle Reaktion darauf
.- Fördert die Verantwortung des Teams für die Ergebnisse
.- Ersetzt lange und ineffiziente Statusbesprechungen.

8. Risiken / Grenzwerte

- Falsche KPIs: Wenn das Dashboard falsche oder „Vanity“-Kennzahlen erfasst, führt dies zu Fehlverhalten im Team.
- Veraltete Daten: Wenn die Daten nicht regelmäßig aktualisiert werden, verliert das Dashboard seinen Sinn.
- Als „Schlagstock“ eingesetzt: Wenn ein Manager das Dashboard nutzt, um Kritik zu üben und Schuld zuzuweisen, verliert das Team seine Offenheit.
- Fehlende Maßnahmen: Wenn Probleme lediglich identifiziert, aber nicht gelöst werden, ist der Prozess sinnlos.

9. Tipps aus der Praxis

- Die Tabelle muss gut sichtbar sein: Bringen Sie sie dort an, wo das Team sie jeden Tag sieht.
- Kombinieren Sie nachlaufende und vorlaufende Indikatoren: Beobachten Sie nicht nur die Ergebnisse (nachlaufende Indikatoren), sondern auch die Aktivitäten, die zu diesen Ergebnissen führen (vorlaufende Indikatoren).
- Überlassen Sie dem Team die Verantwortung für die Tafel: Das Team sollte für die Aktualisierung und den Inhalt verantwortlich sein.