#69 Prozessstandardisierung

1. Name der Methode

Prozessstandardisierung

2. Alternative Bezeichnungen

Harmonisierung von Prozessen

3. Kurze Beschreibung

Die Standardisierung von Prozessen ist ein Vorgang, bei dem eine einheitliche, bewährte Vorgehensweise (Best Practice) für die Durchführung eines bestimmten Prozesses organisations- oder teamübergreifend definiert und eingeführt wird. Auf diese Weise werden Abweichungen und ein „freier Stil“ bei der Arbeitsausführung vermieden.

4. Zweck / Wann anzuwenden

Es dient dazu, eine gleichbleibende Qualität zu gewährleisten, die Fehlerquote zu senken, Schulungen zu vereinfachen und eine stabile Grundlage für weitere Verbesserungen zu schaffen. Es ist unverzichtbar in Unternehmen mit mehreren Niederlassungen, Teams oder bei der Einführung zentraler IT-Systeme.

5. Vorgehensweise / So wird es angewendet

1. Identifizieren Sie die zu standardisierenden Prozesse: Wählen Sie die Prozesse aus, bei denen Schwankungen die größten Probleme verursachen (z. B. Geschäftsprozesse, Reklamationsprozesse, Onboarding-Prozesse).
2. Erfassen Sie die aktuellen Abweichungen: Finden Sie heraus, wie verschiedene Teams oder Einzelpersonen den jeweiligen Prozess durchführen. Identifizieren Sie alle bestehenden Abweichungen.
3. Definieren Sie „Best Practice“: Analysieren Sie in Zusammenarbeit mit Vertretern aller Teams die Abweichungen und einigen Sie sich auf eine einzige, optimale Vorgehensweise. Diese Vorgehensweise sollte am effektivsten, qualitativ hochwertigsten und sichersten sein.
4. Dokumentieren Sie den neuen Standard: Erstellen Sie eine klare und verständliche Dokumentation des neuen Standardprozesses (z. B. Workflow-Diagramm, SOP, Checkliste).
5. Kommunizieren und schulen: Stellen Sie den neuen Standard allen Mitarbeitern vor und schulen Sie sie gründlich.
6. Überwachen und prüfen: Überprüfen Sie regelmäßig, ob der Standard eingehalten wird und ob er die erwarteten Ergebnisse liefert.

6. Beispiel aus der Praxis

Eine internationale Café-Kette stellte fest, dass jede Filiale ihren Cappuccino etwas anders zubereitet, was zu einem uneinheitlichen Kundenerlebnis führte. Die Geschäftsleitung organisierte einen Workshop mit den besten Baristas aus verschiedenen Ländern, bei dem man sich auf ein einheitliches Standardverfahren (Kaffeemenge, Milchtemperatur, Aufschäumtechnik) einigte. Dieses Verfahren wurde in Form einer visuellen Anleitung dokumentiert, und alle Baristas wurden entsprechend geschult.

7. Vorteile

- Vorhersehbare und konsistente Ergebnisse.
– Senkung der Kosten und der Fehlerquote.
- Einfachere Einarbeitung und Vertretbarkeit
.- Schafft eine stabile Grundlage für Verbesserungen (Kaizen) und Automatisierung
.- Erleichtert den Leistungsvergleich (Benchmarking) zwischen Teams.

8. Risiken / Grenzwerte

- Einschränkung von Kreativität und Flexibilität: Eine zu starre Standardisierung kann die Mitarbeiter daran hindern, sich an spezifische Situationen anzupassen.
- Widerstand gegen Veränderungen: Menschen sind oft stolz auf „ihre“ Arbeitsweise und können sich dagegen wehren, einen einheitlichen Standard zu akzeptieren.
- Standardisierung eines schlechten Prozesses: Wird ein ineffizienter Prozess als Standard gewählt, breitet sich das Problem nur im gesamten Unternehmen aus.
- Standards veralten, wenn sie nicht regelmäßig aktualisiert werden.

9. Tipps aus der Praxis

- Standardisierung bedeutet nicht, dass etwas in Stein gemeißelt ist: Ein Standard ist lediglich die derzeit beste Vorgehensweise. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, nach Möglichkeiten zu suchen, den Standard zu verbessern.
- Beziehen Sie die Mitarbeiter in die Erstellung des Standards ein: Wenn die Menschen an der Entwicklung beteiligt sind, ist es viel wahrscheinlicher, dass sie ihn als ihren eigenen annehmen
.- Unterscheiden Sie, wo Variabilität gut und wo sie schlecht ist: Bei kreativer Arbeit ist Variabilität wünschenswert. Bei sich wiederholenden Verwaltungs- oder Produktionsaufgaben ist sie schädlich.