#68 Workflow-Automatisierung (Automatisierung von Arbeitsabläufen)

1. Name der Methode

Workflow-Automatisierung (Automatisierung von Arbeitsabläufen)

2. Alternative Bezeichnungen

Robotic Process Automation (RPA) – für eine bestimmte Art der Automatisierung

3. Kurze Beschreibung

Workflow-Automatisierung ist ein Prozess, bei dem manuelle, sich wiederholende und regelgesteuerte Aufgaben und Abläufe mithilfe von Softwaretools automatisiert werden. Ziel ist es, die Arbeit von Menschen auf Technologie zu verlagern, wodurch die Fehlerquote gesenkt, die Geschwindigkeit erhöht und Kapazitäten der Mitarbeiter für Tätigkeiten mit höherer Wertschöpfung freigesetzt werden.

4. Zweck / Wann anzuwenden

Es wird zur Optimierung von Verwaltungs-, IT- und anderen Geschäftsprozessen eingesetzt. Es eignet sich ideal für Aufgaben wie: den Datenaustausch zwischen Systemen, das Versenden von Benachrichtigungen, Genehmigungsverfahren, die Erstellung von Berichten oder die Bearbeitung von Rechnungen.

5. Vorgehensweise / So wird es angewendet

1. Identifizieren und erfassen Sie den Prozess: Wählen Sie einen Prozess aus, der manuell abläuft, sich häufig wiederholt, auf klaren Regeln basiert und anfällig für menschliche Fehler ist. Erfassen Sie dessen aktuellen Zustand (Workflow-Mapping).
2. Standardisieren und optimieren Sie: Vor der Automatisierung ist es entscheidend, den Prozess zu vereinfachen und zu standardisieren. Die Automatisierung eines schlechten Prozesses führt nur zu einem schnelleren schlechten Prozess.
3. Wählen Sie ein geeignetes Tool aus: Entscheiden Sie sich für ein Software-Tool (z. B. Zapier, Make, Power Automate oder fortgeschrittene RPA-Tools wie UiPath).
4. Entwerfen und konfigurieren Sie die Automatisierung: Erstellen Sie ein „Rezept“ oder ein „Szenario“, das Auslöser (Trigger), Aktionen (Actions) und die Logik (Bedingungen) definiert.
5. Testen und implementieren: Testen Sie den automatisierten Ablauf gründlich und nehmen Sie ihn anschließend in den Live-Betrieb auf.
6. Überwachen und pflegen: Beobachten Sie die Leistung der Automatisierung und aktualisieren Sie sie bei Änderungen an Prozessen oder Systemen.

6. Beispiel aus der Praxis

Die Personalabteilung hat den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter automatisiert. Sobald ein neuer Mitarbeiter im HR-System angelegt wird (Trigger), führt die Automatisierung nacheinander folgende Schritte durch: 1. Sie richtet ihm ein Konto in den IT-Systemen ein. 2. Sendet eine Willkommens-E-Mail an den neuen Mitarbeiter und dessen Vorgesetzten. 3. Erstellt eine Aufgabe für die IT-Abteilung zur Vorbereitung des Laptops. 4. Fügt ihn zu den relevanten Kommunikationskanälen hinzu.

7. Vorteile

- Steigert die Effizienz und Produktivität
.- Reduziert das Risiko menschlicher Fehler erheblich
.- Entlastet die Mitarbeiter von langweiliger, sich wiederholender Arbeit.
- Beschleunigt Prozesse und verkürzt die Reaktionszeiten
.- Gewährleistet Konsistenz und die Einhaltung von Vorschriften.

8. Risiken / Grenzwerte

- Anfälligkeit: Die Automatisierung kann „ausfallen“, wenn sich die Benutzeroberfläche oder die API des Systems, mit dem sie interagiert, ändert.
- Kosten für Tools und Implementierung.
- Automatisierung eines fehlerhaften Prozesses.
- Sicherheitsrisiken beim Umgang mit sensiblen Daten
.- Mangelnde Flexibilität: Die Automatisierung ist möglicherweise nicht in der Lage, Ausnahmen und nicht standardmäßige Situationen zu bewältigen.

9. Tipps aus der Praxis

- Beginnen Sie mit kleinen, einfachen Prozessen: Wählen Sie „Schnellgewinne“, um den Nutzen aufzuzeigen und den Umgang mit den Tools zu erlernen.
- Beziehen Sie „Citizen Developers“ mit ein: Moderne „No-Code/Low-Code“-Plattformen ermöglichen es auch normalen Mitarbeitern ohne Programmierkenntnisse, Prozesse zu automatisieren.
- Denken Sie nicht nur an vollständige Automatisierung: Auch eine teilweise Automatisierung, die den Menschen unterstützt, kann einen großen Mehrwert bieten.