#61 Neugestaltung von Geschäftsprozessen (BPR)

1. Name der Methode

Business Process Reengineering (BPR)

2. Alternative Bezeichnungen

Prozessoptimierung, Neugestaltung von Unternehmensprozessen

3. Kurze Beschreibung

BPR ist ein Ansatz zur Verbesserung, der auf eine grundlegende Neubewertung und radikale Neugestaltung der wichtigsten Unternehmensprozesse abzielt, um eine drastische Verbesserung bei kritischen Leistungskennzahlen wie Kosten, Qualität, Service und Geschwindigkeit zu erreichen.

4. Zweck / Wann anzuwenden

Im Gegensatz zu Kaizen (schrittweise Verbesserung) wird BPR in Situationen eingesetzt, die eine grundlegende, revolutionäre Veränderung erfordern. Es eignet sich, wenn der aktuelle Prozess so schlecht ist, dass es keinen Sinn macht, ihn schrittweise zu verbessern, oder wenn technologische oder marktbedingte Veränderungen eine völlig neue Arbeitsweise ermöglichen.

5. Vorgehensweise / So wird es angewendet

1. Vorbereitung und Vision: Sorgen Sie für eine starke Unterstützung durch die Unternehmensleitung. Definieren Sie eine Vision und ehrgeizige Ziele für den Wandel (z. B. „Die Bearbeitungszeit für Bestellungen von 2 Wochen auf 24 Stunden verkürzen“).
2. Identifizierung und Analyse der Prozesse: Identifizieren Sie die Schlüsselprozesse und analysieren Sie deren aktuellen Zustand („As-is“).
3. Neugestaltung der Prozesse („To-be“): Entwerfen Sie einen völlig neuen, radikal vereinfachten Prozess. Oft beginnt man auf „grünem Feld“ und stellt sich die Frage: „Wie würden wir diesen Prozess heute gestalten, wenn wir mit den heutigen Technologien von Null anfangen würden?“
4. Umsetzung: Setzen Sie den neuen Prozess um. Dies erfordert oft Änderungen in der Organisationsstruktur, den IT-Systemen und den Stellenprofilen.
5. Überwachung und Verbesserung: Überwachen Sie die Leistung des neuen Prozesses und verbessern Sie ihn kontinuierlich.

6. Beispiel aus der Praxis

Ein klassisches Beispiel von Ford: Der ursprüngliche Einkaufsprozess umfasste eine Vielzahl von Dokumenten und Genehmigungsschritten zwischen Einkauf, Lager und Buchhaltung. Die BPR führte zu einem neuen Prozess: Der Einkäufer gibt die Bestellung in das Online-System ein. Der Lagerist überprüft bei Wareneingang im System, ob eine Bestellung vorliegt. Ist dies der Fall, nimmt er die Ware entgegen und das System genehmigt automatisch die Bezahlung der Rechnung. Dadurch wurde der Großteil des Papierkrams und der manuellen Arbeit in der Buchhaltung eliminiert, und die Mitarbeiterzahl sank um 75 %.

7. Vorteile

- Dramatische Leistungssteigerung: Kann sprunghafte Verbesserungen bewirken, nicht nur schrittweise.
- Kunden- und Wertorientierung: Die Prozesse werden rund um den Wertstrom für den Kunden neu gestaltet.
- Vereinfachung und Effizienzsteigerung: Überflüssige, ineffiziente und bürokratische Schritte werden beseitigt
.- Bessere Nutzung moderner Technologien.

8. Risiken / Grenzwerte

- Hohes Risiko des Scheiterns: Die BPR ist eine radikale Veränderung, die auf starken Widerstand seitens der Mitarbeiter stoßen kann.
- Hohe Kosten und hoher Zeitaufwand.
- Kann zu Entlassungen und einem Verlust der Arbeitsmoral führen, wenn sie nur als Instrument zur Kostensenkung wahrgenommen wird
.- Vernachlässigung des Change Managements: Ohne gründliches Change Management und Kommunikation ist das Projekt zum Scheitern verurteilt
.- „Das Kind mit dem Bade ausschütten“: Das Streben nach radikaler Veränderung kann auch das zerstören, was im ursprünglichen Prozess gut funktioniert hat.

9. Tipps aus der Praxis

- BPR vs. Kaizen: Es handelt sich nicht um Gegensätze, sondern um sich ergänzende Ansätze. Auf eine radikale Veränderung (BPR/Kaikaku) sollte eine Phase der Stabilisierung und schrittweisen Verbesserung (Kaizen) folgen.
- Die Unterstützung durch das Management ist absolut entscheidend.
- Konzentrieren Sie sich auf Prozesse, nicht auf Abteilungen: BPR überschreitet die Grenzen traditioneller Abteilungen.