#33 Gap-Analyse (Lückenanalyse)

1. Name der Methode

Gap-Analyse (Lückenanalyse)

2. Alternative Bezeichnungen

Need-Gap-Analyse, Lückenanalyse

3. Kurze Beschreibung

Die Gap-Analyse ist eine Methode, bei der der aktuelle Leistungsstand („wo wir jetzt stehen“) mit dem angestrebten zukünftigen Zustand („wo wir hinwollen“) verglichen wird. Anschließend werden „Lücken“ (Gaps) identifiziert und Maßnahmen vorgeschlagen, die zu deren Überbrückung erforderlich sind.

4. Zweck / Wann anzuwenden

Es dient dazu, Defizite in der Leistung, bei Prozessen, Fähigkeiten oder Produkten zu identifizieren. Es ist ein wichtiges Instrument bei der Planung von Verbesserungsprojekten, der strategischen Planung oder bei der Analyse, warum festgelegte Ziele nicht erreicht werden.

5. Vorgehensweise / So wird es angewendet

1. Definiere den aktuellen Zustand: Beschreibe die aktuelle Situation detailliert und sachlich. Verwende dabei Daten und Kennzahlen. Beispiel: „Unsere durchschnittliche Bearbeitungszeit für Bestellungen beträgt 48 Stunden.“
2. Definieren Sie den zukünftigen (Ziel-)Zustand: Definieren Sie klar und messbar, was Sie erreichen möchten. Z. B.: „Wir wollen die durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Bestellung auf 24 Stunden senken.“
3. Identifiziere die Lücke (Gap): Quantifiziere den Unterschied zwischen dem aktuellen und dem zukünftigen Zustand. Z. B.: „Die Lücke beträgt 24 Stunden.“
4. Analysiere die Ursachen der Lücke: Finde heraus, warum diese Lücke besteht. Nutze dabei Werkzeuge wie die „5-Why“-Methode oder das Ishikawa-Diagramm. Z. B.: „Ursachen: manuelles Übertragen von Daten, Warten auf Genehmigungen.“
5. Erstellen Sie einen Aktionsplan: Entwerfen Sie konkrete Schritte, Projekte und Maßnahmen, um die Lücke zu schließen. Z. B.: „Automatisierung der Datenübertragung implementieren, Genehmigungsprozess ändern.“

6. Beispiel aus der Praxis

Die Personalabteilung hat festgestellt, dass das Unternehmen für das neue Projekt Experten für Datenanalyse benötigt (Zukunftszustand). Eine Analyse der aktuellen Kompetenzen der Mitarbeiter (Ist-Zustand) hat gezeigt, dass solche Experten im Unternehmen fehlen (Kompetenzlücke). Aktionsplan: 1. Ein intensives Schulungsprogramm für die bestehenden Mitarbeiter starten. 2. Zwei erfahrene Datenanalysten einstellen.

7. Vorteile

- Klare Ausrichtung: Vermittelt ein klares Bild davon, was verbessert werden muss.
- Priorisierung der Ressourcen: Hilft dabei, Energie und Ressourcen auf die Behebung konkreter Mängel zu konzentrieren.
- Bessere Planung: Bietet eine strukturierte Grundlage für die Planung von Projekten und Initiativen
.- Messbarkeit: Dank der Quantifizierung der Lücken lässt sich der Fortschritt leicht messen.

8. Risiken / Grenzwerte

- Unrealistische Ziele: Wenn der Zielzustand zu ehrgeizig festgelegt wird, ist die Lücke demotivierend groß.
- Oberflächliche Ursachenanalyse: Wenn die Ursachen der Lücke nicht richtig identifiziert werden, werden die vorgeschlagenen Lösungen nicht funktionieren.
- Ignorieren des Kontexts: Die Analyse kann fehlschlagen, wenn externe Faktoren oder Einschränkungen nicht berücksichtigt werden.

9. Tipps aus der Praxis

- Seien Sie konkret: Verwenden Sie konkrete, messbare Daten (SMART-Ziele), um den aktuellen und den zukünftigen Zustand zu definieren.
- Konzentrieren Sie sich nicht nur auf die negativen Aspekte: Eine Gap-Analyse kann auch Bereiche aufdecken, in denen Sie besser sind, als Sie dachten.
- Kombinieren Sie sie mit einer SWOT-Analyse: Eine SWOT-Analyse kann eine hervorragende Grundlage für eine Gap-Analyse sein.