Kako bi se zabilježila greška i naknadno je analizirala, potrebne su detaljne informacije o samoj grešci, mjestu njezina pojavljivanja, njezinim simptomima i njezinoj povezanosti s određenim dobavljačem. Uz detaljne informacije o greškama moguće je pratiti njihovu ponovnost i statistički ih procijeniti. U tom pogledu možemo pripremiti izvještaje i statistike prema vašim zahtjevima. Svaki zapis o pogrešci može se dodijeliti osobi odgovornoj za njezino rješavanje, koja može s nekoliko klikova iz pogreške stvoriti kaizen željene razine.

Osoba odgovorna za pogrešku može dodati dodatne informacije o pogrešci i pokrenuti novi kaizen, ili izravno riješiti pogrešku bez pokretanja kaizena. Osoba odgovorna za grešku može biti i voditelj projekta ili član projektnog tima; alternativno, može delegirati projekt drugom voditelju projekta.

Baza podataka o identificiranim pogreškama omogućuje napredno pretraživanje i izradu prilagođenih izvještaja i predložaka izvještaja, koje je moguće dijeliti s kolegama. Prethodne pogreške mogu biti izvor vrijednih informacija za olakšavanje analize i rješavanja novih, sličnih ili ponavljajućih pogrešaka.