#16 Kanban

1. Name der Methode

Kanban

2. Alternative Bezeichnungen

Kanban-System, Pull-System (aus dem Japanischen „Kanban“ – Signalkarte, visuelles Etikett)

3. Kurze Beschreibung

Kanban ist ein System zur Steuerung des Arbeits- (oder Material-)flusses, das nach dem „Pull“-Prinzip funktioniert. Eine neue Aufgabe wird erst dann in Angriff genommen, wenn dafür freie Kapazitäten vorhanden sind, was durch die Rückgabe der Kanban-Karte signalisiert wird. Sein Ziel ist es, den Arbeitsbestand (WIP – Work In Progress) zu begrenzen und Engpässe sichtbar zu machen.

4. Zweck / Wann anzuwenden

Es wird zur Steuerung des Arbeitsflusses in wiederkehrenden Prozessen eingesetzt, von der Fertigung bis hin zur Softwareentwicklung und zum Marketing. Es verhindert Überproduktion und eine Überlastung des Teams, indem es das Arbeitsvolumen im System begrenzt. Es eignet sich ideal für die Umsetzung des Pull-Prinzips, bei dem ein interner oder externer Kunde die Arbeit aus dem vorherigen Schritt „abholt“.

5. Vorgehensweise / So wird es angewendet

Die sechs Grundregeln von Kanban:
1. Leite ein fehlerhaftes Teil niemals weiter.
2. Der Kunde (nächster Prozess) nimmt nur das, was er benötigt.
3. Produziere nur genau die Menge, die der Kunde entnommen hat.
4. Gleicht die Produktion aus (Heijunka).
5. Kanban ist ein Werkzeug zur Feinabstimmung und zum Abbau von Beständen.
6. Stabilisiere und standardisiere den Prozess.

Umsetzung mithilfe einer Kanban-Tafel (Kanban Board):
1. Visualisiere den Arbeitsablauf: Zeichne auf einem Board (physisch oder digital) Spalten ein, die die Schritte deines Prozesses darstellen (z. B. „Ideen“, „Bereit zur Bearbeitung“, „In Bearbeitung“, „Test“, „Fertig“).
2. Erstelle Karten: Jede Arbeitsaufgabe oder Position wird durch eine Karte dargestellt.
3. Begrenze die Anzahl der laufenden Aufgaben (WIP-Limits): Lege für jede Spalte (insbesondere für aktive Phasen wie „In Bearbeitung“) die maximale Anzahl an Karten fest, die sich gleichzeitig darin befinden dürfen. Dies ist der wichtigste Schritt.
4. Ablaufsteuerung: Das Team verschiebt die Karten von links nach rechts. Eine neue Karte kann nur dann in eine Spalte „gezogen“ werden, wenn dort Platz frei ist (aktuelle Anzahl der Karten < WIP-Limit). Dadurch werden Engpässe auf natürliche Weise sichtbar – Spalten, vor denen sich Karten stauen.
5. Regeln (Policies) definieren: Beschreibe klar, wann eine Karte in einer bestimmten Spalte als „fertig“ gilt und weitergeleitet werden kann.
6. Verbessere dich regelmäßig: Nutze Kennzahlen (Lead Time, Cycle Time, Throughput) und regelmäßige Besprechungen (Retrospektiven), um den Durchfluss zu verbessern.

6. Beispiel aus der Praxis

In der Fertigung (Zweikarten-Kanban): Wenn ein Monteur einen Behälter mit Schrauben aufgebraucht hat, nimmt er den „Fertigungs-Kanban“ aus dem Behälter und schickt ihn ins Lager. Der Lagerist bereitet anhand dieser Karte einen neuen Behälter mit Schrauben vor, befestigt den „Transport-Kanban“ daran und schickt ihn zur Montage. Das Produktions-Kanban verbleibt im Lager als Signal zum Nachfüllen des Bestands. In der IT (Kanban-Tafel): Das Team hat eine Spalte „Entwicklung“ mit einem WIP-Limit von 3. Das bedeutet, dass die Programmierer gleichzeitig an maximal drei Aufgaben arbeiten dürfen. Solange sie eine davon nicht abgeschlossen und in den Status „Test“ verschoben haben, können sie keine neue Aufgabe aus dem Status „Bereit zur Bearbeitung“ übernehmen.

7. Vorteile

- Verhindert eine Überlastung des Teams: WIP-Limits schützen das Team vor Multitasking und Burnout
.- Macht Engpässe sichtbar: Zeigt sofort, wo sich Arbeit staut und wo Verbesserungsmaßnahmen ansetzen müssen.
- Verbessert den Arbeitsfluss und die Vorhersehbarkeit: Führt zu kürzeren und stabileren Lieferzeiten.
- Einfachheit und Flexibilität: Kanban lässt sich auf jeden bestehenden Prozess anwenden, ohne dass tiefgreifende Veränderungen erforderlich sind.
- Reduziert Bestände (sowohl Material- als auch Informationsbestände).

8. Risiken / Grenzwerte

- Missachtung der WIP-Limits: Ohne Disziplin bei der Einhaltung der WIP-Limits wird Kanban nur zu einer „Pinnwand mit Zetteln“ und verliert seine Wirksamkeit.
- Ungeeignet für Projekte mit festen Terminen: Kanban ist auf den Arbeitsfluss ausgerichtet, nicht auf feste Termine wie z. B. Scrum. Obwohl sich beide Methoden kombinieren lassen.
- Fehlendes Feedback: Ohne regelmäßige Besprechungen und das Bestreben nach Verbesserung wird sich der Prozess nicht verbessern.
- Schlecht definierte Arbeitsabläufe: Wenn die Spalten auf der Tafel nicht den tatsächlichen Prozess widerspiegeln, wird das System nicht funktionieren.

9. Tipps aus der Praxis

- Beginnen Sie dort, wo Sie gerade stehen: Sie müssen weder Ihre Prozesse noch Ihre Rollen oder Zuständigkeiten ändern. Visualisieren Sie diese einfach und beginnen Sie, den Arbeitsfluss zu steuern
.- Festlegung von WIP-Limits: Beginnen Sie mit einem Limit von etwa dem 1,5-Fachen der Anzahl der in der jeweiligen Phase beschäftigten Mitarbeiter und senken Sie es schrittweise
.- Verwenden Sie eine physische Tafel: Für Teams, die gerade erst anfangen, ist eine physische Tafel mit Haftnotizen oft besser geeignet, da sie die direkte Kommunikation und Interaktion fördert.
– „Stop starting, start finishing“: Das ist das zentrale Mantra von Kanban. Es ist wichtiger, angefangene Aufgaben abzuschließen, als neue zu beginnen.