Nerede ve ne
iyileştirmek.
Lean ve Kaizen sadece teorik kavramlar değil, somut sonuçlar getiren yaklaşımlardır. Her süreçte israf gizlidir. Şirketin hangi alanlarında en sık fırsatların ortaya çıktığını ve somut iyileştirmelerin neye benzediğini inceleyin.
Hangi alanlarda iyileştirme yapılmalı?
İyileştirme sadece üretim hattıyla sınırlı değildir. İsraf, her süreçte — kalitede, lojistikte, bakımda ve idari işlerde — gizlidir. Kaizen, katma değeri olmayan faaliyetlerin ortaya çıktığı her yerde uygulanabilen evrensel bir yaklaşımdır.
Aşağıda, müşterilerimizin en sık fırsatlar bulduğu yedi alan yer almaktadır — bunlara ilişkin somut iyileştirme örnekleriyle birlikte.
Başlamadan önce üç soru
?
Nereniz ağrıyor?
Hangi süreç en fazla şikâyete veya iş kesintisine neden oluyor?
?
Neler ölçülebilir?
Ölçülebilir bir gösterge olmadan, iyileşme sağlayıp sağlamadığımızı bilemeyiz.
?
Bunu her gün kim görüyor?
En iyi fikirler, sürecin içinde çalışan kişiden çıkar.
— /LEAN İLKELERİ
Sekiz sektör. Aynı israf, farklı sahneler.
Lean sadece otomobil üreticileri için değildir. Her sektörde, en sık tekrarlanan altı Kaizen projesi bulabilirsiniz — bunların çözdüğü sorunlar ve tipik sonuçları da belirtilmiştir. Bunlardan en az birinde kendinizi tanıyacaksınız.
01
İmalat sanayi
“Hedef 800 adetti, 610 tane ürettik ve 190 tanesinin nereye kaybolduğunu kimse bilmiyor.” Üretimde israf göze çarpmaz, çünkü herkes her gün ona bakıyor. Projeler genellikle duruş süreleri, yeniden kalıplama ve kalite sorunlarını ele alır — bunlar her vardiyada maliyete yol açan ve ölçülebilen unsurlardır.
SMED: Presin 12 dakikada yeniden ayarlanması
Kalıp değişimi 40 dakika sürdüğü için, büyük partiler halinde üretim yapılması tercih edildi. Bir kalıp değişiminin videosu: makine dışında hazırlık, hızlı bağlantı elemanları → 12 dakika, daha küçük partiler, üretimde %30 azalma.
Saatlik tablo: plan / gerçekleşen / neden
Kayıp, vardiyanın sonunda tespit edildi ve kimse bunun nedenini bilmiyordu. Hat yanındaki panoda her saat başı sapmanın nedeni belirtiliyor → sorunun adı o saatte ortaya çıkıyor, aylık toplantıda değil.
Montajda poka-yoke
Her ay aynı hata, her seferinde farklı bir operatör. Parça, kalıba sığmıyor → hatalı montaj: 0 adet. Hayır, %-90 değil, sıfır.
Üretim hattı yanındaki süpermarket ve kanban
Üretim hattı, “malzemem yok” diye durdu; depo ise her şeyi gönderdiğini iddia ediyordu. Üretim hattındaki minimum/maksimum stok seviyesi ve telefon görüşmesi yerine kanban kartı kullanılması → malzeme nedeniyle yaşanan duruşlar %70 azaldı.
Otonom bakım (TPM, 1–3. adımlar)
Makine her cuma saat 14:00'te arızalanıyordu ve bakım görevlisi, sorunun nedenlerini gidermek yerine onarım yapıyordu. Operatör, her gün bir A4 sayfasındaki talimatlara göre makineyi temizliyor, yağlıyor ve kontrol ediyor → arızalar %30 azaldı.
Operatörlerden fikir toplama
En iyi fikirler soyunma odasında kalıyordu, çünkü kimse yanıt vermiyordu. Kaizen kartı, 5 gün içinde yanıt, uygulanan fikirler için küçük bir ödül → Çalışan başına yılda 2 fikir, bunların %80’i hayata geçirildi.
02
Hemşire odasında 5S
Pompa, bandajlar ve ilaçlar her zaman en son bırakıldıkları yerden farklı bir yerdeydi. Tek bir yer, tek bir miktar, gölge tablosu → arama süresi 0 dakika; hemşire, her vardiyada hastalar için 45 dakika daha kazanır.
Acil serviste kullanılan görsel triyaj tablosu
Kimse kimin ne kadar süredir beklediğini ve kimi beklediğini görmedi. Her hastanın durumunu gerçek zamanlı olarak gösteren pano → doktorla ilk görüşmeye kadar geçen süre %40 azaldı.
Ameliyat öncesi hazırlık kontrol listesi – 48 saat önceden
Ameliyat, sonuçların veya onayın eksikliği nedeniyle ameliyat gününde iptal ediliyordu. İki gün önceden hasta ile kontrol listesi → ameliyat gününde iptal edilen ameliyatlar %60 azaldı, ameliyathane boş kalmıyor.
Servisteki ilaçlar için iki sepetli kanban sistemi
Siparişler, “stok bittiğinde” — yani geç ya da tedbiren fazla — veriliyordu. İki sepet, boş = sipariş → stok kesintisi 0, bölümdeki stoklar −%25, son kullanma tarihleri azalıyor.
Poliklinikteki randevu saatleri
Herkes saat yedide geldi ve bekleme salonu saat on bire kadar doluydu. Zaman aralıklarına göre randevu alma ve bir gün önceden SMS ile hatırlatma → bekleme süresi %50 azaldı, hasta gelmeme oranı %30 azaldı.
Bölümün sabahları yapılan on dakikalık toplantısı
Sorunlar, çoktan eskimiş oldukları halde aylık toplantıda ele alınıyordu. Tablo: güvenlik, yatak kapasitesi, güncel riskler, kimin neyi ele alacağı → sorunun sorumlusu aynı gün belirlenir.
Sağlık hizmetleri
Hasta, doktorla on dakikalık bir görüşme için üç saat bekliyor — bu sırada hemşire ise infüzyon pompasını arıyor. Hastanede israf, hastanın bekleme süresi ve personelin attığı adımlarla ölçülür. Lean burada tedaviyi hızlandırmaz; tedavinin etrafındaki her şeyi ortadan kaldırır.
03
BT ve Yazılım/Donanım Geliştirme
İşlev “tamamlandı”, ancak üretime altı hafta sonra geçecek. Yazılımda israf, bekleme olarak adlandırılır — inceleme, test veya sürüm yayınlanması için bekleme. Kaizen burada kodu daha hızlı yazmakla ilgili değil, commit'ten müşteriye giden yolu kısaltmakla ilgilidir.
Kanban panosundaki WIP sınırı
On dört devam eden görev, bitmiş hiçbir şey, her şey “neredeyse”. Kişi başına en fazla üç görev; bir görevi tamamladıktan sonra yenisine başlayabilirsin → görevin süresi 12 günden 4 güne indi.
24 saat içinde kod incelemesi
Pull request bir hafta boyunca bekledi ve yazar bağlamı çoktan unutmuştu. 24 saat kuralı, gözden geçirenlerin dönüşümlü olarak görevlendirilmesi, 300 satırın altındaki PR’ler → inceleme bekleme süresi %80 azaldı, birleştirme sırasında daha az çakışma yaşandı.
10 dakikanın altındaki CI süreci
Derleme 45 dakika sürdü; bu sırada geliştirici başka bir göreve geçti ve hatayı ancak akşam saatlerinde tespit etti. Testlerin paralel hale getirilmesi, bağımlılık önbelleği → 10 dakika içinde geri bildirim, günde birkaç kez dağıtım.
Her olay için kusursuz bir olay sonrası değerlendirme
Aynı kesinti yılda üç kez meydana geldi, her seferinde yeniden başlatma ile “düzeltildi”. 5 kez “neden” sorusu soruldu, suçlu aranmadı; işletme sahibi ile tek bir eylem ve bir son tarih belirlendi → tekrarlanan olaylarda %70 azalma.
"Tamamlanma Tanımı" (Definition of Done), devreye alma dahil
“Tamam” demek, beş kişi için beş şey anlamına geliyordu — ama müşteri için hiçbir şey ifade etmiyordu. Tek bir kontrol listesi: test edildi, belgelendi, devreye alındı, üretim ortamında doğrulandı → sprintin sonunda sürpriz yok.
Retro, tek bir değişiklikle
Şikâyetlerle dolu bir retrospektif; iki hafta sonra yine aynısı. Sprint için seçilen tek bir değişiklik; bir sonraki retrospektifte sahiplik ve kontrol → ekip, retrospektifin bir şeyler değiştirdiğini fark eder ve gerçek sorunlar hakkında konuşmaya başlar.
04
Değişiklikten önceki standart mise en place
Her aşçı farklı şekilde hazırlık yapıyordu ve yoğun saatler onları hazırlıksız yakaladı. Menüye ve beklenen misafir sayısına göre hazırlık kontrol listesi → yoğun saatlerde yemek servisi süresi %25 azalır, israf azalır.
Depoda ve barda stokların Kanban sistemi
Üç ürün stokta bitmek üzereydi, diğerleri ise arka rafta son kullanma tarihleri dolmuştu. Min/maks etiketleri ve minimum seviyeye ulaşıldığında sipariş → stok kesintisi 0, gıda israfı −%40.
Gerçek zamanlı oda durumu tablosu
Oda temizlik görevlisi hangi odanın temizlenmeye hazır olduğunu bilmiyordu, resepsiyon ise hangisinin temizlendiğini bilmiyordu — ve misafir lobide bekliyordu. Oda durumunu gösteren tek bir ekran veya uygulama → beklemeden check-in, resepsiyon ile temizlik ekibi arasındaki telefon görüşmeleri %80 azaldı.
Tek talep, tek sahibi, 2 saat içinde yanıt
Rezervasyon, e-posta, telefon ve Booking arasında kayboldu ve bu arada konuk başka bir yere gitti. Tek bir talep listesi, her birinin yanında isim, iki saat içinde yanıt → kaybolan rezervasyon sayısı 0.
Servis teknisyeni: ilk ziyaret = onarım
Teknisyen doğru yedek parça getirmeden geldi ve müşteri ikinci bir ziyareti bekledi. Telefonla fotoğraf eşliğinde yapılan arıza teşhisi, araçta bulunan standart yedek parça seti → vakaların %85’inde ilk seferde onarım sağlandı, ikinci ziyaretlerin sayısı %60 azaldı.
Değişiklikler için son tarih 15 dakika sonra
Kapanış işlemi bir saat sürdü ve kasadaki fark ertesi gün tespit edildi. Kontrol listesi ve iki kez sayım içeren standart prosedür → 15 dakika, kasadaki farklar −%90.
Hizmetler & HORECA
Misafir, hesabı almak için yirmi dakika bekliyor ve mutfak 14 numaralı siparişi arıyor. Hizmet sektöründe israf, müşterinin gözü önünde gerçekleşir — bu yüzden müşteri bunu hemen hisseder. Burada “Lean”, personelin kaosla değil, misafirle ilgilenmesi anlamına gelir.
05
Ulaşım ve lojistik
Kamyon rampada üç saat bekliyor — ve sürücünün çalışma süresi akıyor. Lojistikte israf, bekleme süresi ve boş kilometrelerle ölçülür. En iyi projeler araç sayısını artırmaz; araçların bekleme nedenlerini ortadan kaldırır.
Rampadaki zaman aralıkları
Tüm şoförler sabah geldi, öğleden sonra rampa boştu. Yükleme ve boşaltma zamanlamasına yönelik rezervasyon sistemi → rampada bekleme süresi 3 saatten 30 dakikaya indi; aynı sayıda depo çalışanı, üçte bir daha fazla işin üstesinden gelebiliyor.
ABC depo düzeni
Ürünlerin %20’si, hareketlerin %80’ini oluşturuyordu — ve bunlar arka koridorda bulunuyordu. Alım sıklığına göre yeniden düzenleme, hızlı dönen ürünler rampaya yakın hale getirildi → forklift geçişleri %35 azaldı, sipariş toplama süresi dörtte bir oranında kısaldı.
Her yerde adres, standart ambalaj
Hafta sonu boyunca arama, yeniden sayım ve envanter. Her parçanın bir adresi ve ambalajındaki miktarı vardır → arama süresi 0 dakika, envanter işlemi hafta sonu yerine bir günde tamamlanır.
Acil teslimatlar yerine rutin dağıtımlar
Günde üç teslimat, her biri “acil”, her biri yarı boş. Sabit güzergâh, belirli aralıklarla ve her teslimat noktasında durma → üç şoför yerine tek şoför, acil teslimat sayısı 0.
Geri dönüş seferlerinin doluluk oranı
Kamyon boş olarak geri dönüyordu ve kimse bunu bir sorun olarak görmüyordu — ne de olsa her zaman böyleydi. Dönüş yükü planlaması ve boş kapasite borsası → boş kilometreler %30 azalır, kilometre başına yük maliyeti düşer.
Sevkiyat öncesi tarama kontrolü
“Parça eksik”, “yanlış adres”, “farklı ürün” gibi şikayetler. Her parçanın taranması ve paketleme sırasında gönderinin fotoğrafının çekilmesi → sevkiyat hataları %80 azaldı, nakliyeciyle yaşanan anlaşmazlık fotoğraf sayesinde çözüldü.
06
Hazırlık ve testlerin paylaşıldığı kütüphane
Her öğretmen kendi çalışma kağıtlarını sıfırdan hazırlıyordu — aynı şeyi on kez. Tek bir şablon, ders ve sınıfa göre paylaşılan bir klasör → hazırlık süresi %30 azaldı, materyallerin kalitesi paylaşım sayesinde artıyor.
Dijital mazeret belgeleri ve onaylar
Evraklar, imzalar, dosyalarda arama ve velilere telefon görüşmeleri. Otomatik onay ve sınıf öğretmenine yönelik özet içeren form → 0 evrak, her onay saniyeler içinde takip edilebilir.
Yeni bir iş arkadaşının standart işe alım süreci
Yeni öğretmen, bir ay boyunca her şeyin nerede olduğunu ve kime danışması gerektiğini öğrenmeye çalıştı. İlk haftanın kontrol listesi, eşleştirilen yardım arkadaşı, işe başladığı gün hazırlanan erişim bilgileri → bir ay yerine bir hafta içinde bağımsız hale gelmek.
Tek bir doğru kaynağa dayalı program
Üç farklı ders programı versiyonu, değişiklikler e-posta yoluyla, bir sınıfta iki sınıf. Tek bir ortak takvim, değişiklik sadece tek bir yerde yapılır, ilgili kişilere bildirim → derslik çakışmaları sıfır, yedek öğretmen sorunu sabaha kadar çözülür.
Her dersin ardından iki soru
Geri bildirimler yılda bir kez toplanıyordu — kimsenin okumadığı uzun bir anket. “En iyi olan neydi? Neyi değiştirmeliyiz?” dersin hemen ardından → kurs, bir sonraki haftaya kadar, bir sonraki yıla kadar değil, düzenlenir.
Standarda uygun eğitim (TWI)
Yeni çalışanın oryantasyon süreci üç hafta sürdü ve her usta farklı bir şekilde öğretti. Kilit noktaları içeren iş planı: göster – açıkla – denet → bir hafta içinde bağımsız çalışma, yeni çalışanların hata oranı %50 azaldı.
Eğitim
Öğretmen, ders hazırlığından çok idari işlerle daha fazla zaman harcar. Hem okullarda hem de kurumsal eğitimde, öğretmekle görevli kişilerin zamanı boşa harcanmaktadır. Lean, pedagojiye müdahale etmez — ona alan açar.
07
Finans ve Sigortacılık
Kredi başvurusu sekiz kişinin elinden geçer — ve her birinde bekleme süresi vardır. Bankalarda ve sigorta şirketlerinde israf, işlemlerin elden ele geçmesi sürecinde gizlidir: imza, kontrol veya belge için her bekleme süresi, müşterinin rakiplere kayıp yaşandığı bir gündür.
Gereksiz aktarımlar olmadan kredi sürecinin akış şeması
Sekiz adım, altı kişi, on dört gün — bunun iki saati çalışma süresi. Değer akış haritası, denetimlerin birleştirilmesi, tek bir vaka sorumlusu → dört adım, üç gün, müşteri aynı belgeyi iki kez imzalamıyor.
İlk seferde eksiksiz başvuru
Başvuruların %40’ı eksik belge nedeniyle geri gönderiliyordu — ve her geri gönderme bir hafta gecikmeye neden oluyordu. Başvuru sırasında belge kontrol listesi, zorunlu alanlar, şubede kontrol → geri gönderilen başvurular %70 azaldı.
Riske göre onay limitleri
Her türlü değişiklik, adres değişikliği de dahil olmak üzere, müdürün onayını bekliyordu. Tutar ve riske göre belirlenen sınırlar; müdür yalnızca istisnai durumlarda devreye giriyordu → Vakaların %80’i aynı gün içinde ilk aşamada sonuçlandırılıyordu.
Küçük sigorta hasarları için hızlı işlem süreci
Kırık pencere, yanmış ev ile aynı süreçten geçti. 2.000 €’ya kadar olan hasarlar için fotoğraflı ve yerinde inceleme gerektirmeyen başvurular → 48 saat içinde sonuçlandırılır; böylece hasar uzmanları gerçekten karmaşık vakalara zaman ayırabilir.
Vaka sayılarına ilişkin günlük toplantı
Davalar sistemde birikmişti ve müşteri aramadan kimse bunu fark etmemişti. Her davanın süresini gösteren tablo: sabah 10 dakika → 5 günden fazla süredir sahibi ve bir sonraki adım belirlenmemiş davalar.
Verilerin iki kez girilmesine son
Formdaki veriler iki sisteme aktarılıyordu ve üçüncü sistemde kontrol ediliyordu. Tek bir veri girişi, diğer sistemler bu veriyi okuyor → veri hatalarında %90 azalma, işleme süresinde %50 azalma.
08
Yol seçimi ve depo bölgelendirme
Depo çalışanı, en çok satan ürünler salonun en ucunda olduğu için vardiya başına 12 km yürüdü. En çok satan ürünler paketleme istasyonunun yanında; raf sırasına göre toplama rotası → adım sayısı %40 azaldı, saat başına sipariş sayısı üçte bir arttı.
Standart özelliklere sahip paketleme istasyonu
Herkes farklı şekilde paketliyordu ve doğru boyutta karton her zaman başka bir yerdeydi. 5S istasyonları, elinizin altında üç farklı boyutta ambalaj, fotoğraflı standart paketleme → 60 saniyede paketleme, hasarlı gönderiler −%50.
Her parçanın yapıştırılmadan önce taranması
“Farklı bir ürün geldi” — en pahalı iade vakasıdır, çünkü kargo ücreti iki kez ödenir ve güven bir kez kaybedilir. Her bir parçanın siparişle karşılaştırılarak taranması, uyuşma sağlanmadan paketin kapatılmaması → hatalı gönderiler %90 azaldı.
Ürün iadesi 24 saat içinde işleme alınır
İade edilen ürün bir hafta boyunca köşede durdu ve bu sırada müşteri bir yorum yazdı. Standart prosedür: teslim alma, kontrol ve para iadesi tek adımda → 24 saat içinde para iadesi, 48 saat içinde ürün tekrar satışa sunulur.
Sezon hazırlığı — Depo için SMED
Yoğun dönem, depoyu her yıl aynı şekilde hazırlıksız yakaladı. Dört hafta öncesinden hazırlanan kontrol listesi: en çok satan ürünlerin stokları, ambalajlar, standartlara uygun şekilde eğitilmiş geçici çalışanlar → Gecikmesiz ve gece vardiyası olmadan Black Friday.
Tablodaki günlük depo KPI’ları
Kaç siparişin geciktiği, ay sonu raporundan anlaşılıyordu. Tablo: alınanlar, sevk edilenler, gecikenler, hatalar — her vardiyada güncellenir → gecikmeler raporun hazırlandığı gün değil, o gün içinde çözülür.
E-ticaret
Black Friday: Siparişler üç katına çıktı, depo aynı kaldı, teslimatlarda üç günlük gecikme yaşandı. E-ticarette, tıklamadan siparişin teyit edilmesine kadar geçen süre belirleyicidir — ve her şikayet herkese açıktır. Kaizen burada, deponun gece vardiyası yapmadan yoğunluğu idare edebilmesi anlamına gelir.
KAIZEN TAKİP SİSTEMİ
Her alanda gelişme sağlanabilir. İlk adımı atın ve hemen başlayın.
Bize yazın veya bir danışma randevusu seçin. Danışma genellikle 30 dakika sürer. Size çözümümüzü tanıtacağız, gereksinimlerinizi ve beklentilerinizi öğreneceğiz ve sonraki adımları birlikte kararlaştıracağız.
Kredi kartı olmadan
AB’deki veriler · GDPR
İstendiği zaman iptal edilebilir
Sürekli iyileştirme projelerini sistematik bir şekilde yöneterek başarının zirvesine ulaşın
© 2018 KAIZEN TRACKER - Tüm hakları saklıdır.
