Różnica między „przeliczoną” a „zweryfikowaną” oszczędnością stanowi cały budżet przeznaczony na usprawnienia. W ten sposób niwelujemy tę różnicę.

Podczas wdrażania obserwujemy ten sam scenariusz w kółko. Program usprawnień wykazuje po roku imponujące wyniki. Dyrektor finansowy prosi o bardziej szczegółowe zestawienie, a w ciągu tygodnia z tych wyników pozostaje mniej niż połowa. W następnym roku budżet programu jest mniejszy.

Nie dlatego, że sytuacja się nie poprawia. Ale dlatego, że oszczędności zostały obliczone w sposób, który nie wytrzyma kontroli.

Trzy obszary, w których powstają różnice finansowe

• Każdy liczy inaczej. Jeden specjalista ds. usprawnień bierze pod uwagę stawkę godzinową obowiązującą w zakładzie, drugi – wynagrodzenie brutto, a trzeci – szacunkową kwotę. To samo usprawnienie na dwóch liniach produkcyjnych daje dwukrotną różnicę w obliczeniach.
• Inwestycja nie zostanie nigdzie zaksięgowana. Wydatek w wysokości 18 000 euro pojawi się w innym budżecie niż oszczędności, które dzięki niej powstały. W związku z tym nikt nigdy nie obliczy prawidłowo zwrotu z inwestycji.
• Nikt nie wróci rok później. Oszczędności zostaną wykazane w miesiącu zakończenia projektu i nie będą już dalej weryfikowane. Jeśli zmiana przestała przynosić efekty po pół roku, dane w raporcie pozostają bez zmian.

Oszczędność, której nie zatwierdził dział kontroli finansowej, nie jest oszczędnością. To jedynie szacunek oparty na dobrych intencjach.

Co robi w tej sytuacji moduł BC?

Metodologię obliczeń określa raz dział controllingu — stawki dla stanowisk pracy, cena jednostkowa, cena energii, zasady dotyczące oszczędności twardych i miękkich. Osoba odpowiedzialna za usprawnienia oblicza i wprowadza szczegółowe kwoty oraz może wprowadzać dane wejściowe: ile sekund, ile sztuk, ile kWh. Szczegóły i sposób ewidencjonowania określa klient.

Inwestycja jest rejestrowana na tej samej karcie co oszczędność, więc okres zwrotu i ROI są generowane automatycznie, a nie w osobnej tabeli. A dwanaście miesięcy po zamknięciu projektu system może samoczynnie zainicjować weryfikację: czy określone kwoty finansowe nadal mają zastosowanie?

Wynik, który można uzasadnić

Organizacje działające w ten sposób na pierwszy rzut oka wykazują niższe wyniki niż wcześniej. Różnica polega na tym, że wyniki te „przechodzą” kontrolę działu finansowego — a dzięki nim budżet na działania usprawniające nie maleje, lecz rośnie w ujęciu rok do roku.