#99 Dzielenie się najlepszymi praktykami

1. Nazwa metody

Dzielenie się najlepszymi praktykami

2. Nazwy alternatywne

Zarządzanie wiedzą, Społeczności praktyków (Community of Practice)

3. Krótki opis

Jest to zbiór procesów i działań, których celem jest identyfikowanie, rejestrowanie, udostępnianie i ponowne wykorzystywanie sprawdzonych i skutecznych praktyk oraz wiedzy w całej organizacji. Zapobiega to „ponownemu wynajdywaniu koła”.

4. Cel / Kiedy stosować

Wykorzystuje się go do przyspieszenia procesu uczenia się, zwiększenia ogólnej efektywności oraz ujednolicenia wyników w całej organizacji. Ma kluczowe znaczenie w dużych lub rozproszonych geograficznie firmach.

5. Sposób postępowania / Jak ją stosować

Wdrożenie systemu wymiany najlepszych praktyk obejmuje:
1. Stworzenie platformy: Utworzenie centralnego miejsca do gromadzenia i wyszukiwania wiedzy (np. wewnętrzna wiki, SharePoint, baza danych „Lessons Learned”).
2. Wspieranie społeczności praktyków (Communities of Practice): Utworzenie nieformalnych grup osób pełniących tę samą rolę lub mających wspólne zainteresowania (np. „Klub kierowników projektów”), które regularnie spotykają się w celu wymiany doświadczeń.
3. Organizowanie spotkań: regularne spotkania typu „Show & Tell”, „Brown Bag” lub „Lunch & Learn”, podczas których zespoły prezentują swoje udane projekty i praktyki.
4. Proces standaryzacji: sformalizowanie najlepszych praktyk w postaci standardów i włączenie ich do szkoleń.

6. Przykład z praktyki

W dużej firmie konsultingowej po każdym udanym projekcie kierownik projektu podsumowuje kluczowe osiągnięcia i wnioski, a następnie zapisuje je w centralnej bazie danych. Jednocześnie raz w miesiącu, podczas spotkania społeczności kierowników projektów, przedstawia swoim kolegom najciekawsze wnioski.

7. Zalety

- Przyspiesza rozwiązywanie problemów i wprowadzanie innowacji.
- Obniża koszty i zwiększa wydajność.
- Zapobiega powtarzaniu się tych samych błędów.
- Wspiera współpracę i poczucie wspólnoty.

8. Ryzyko / Limity

- Kultura „działania na własnym podwórku”: Działy lub poszczególne osoby mogą niechętnie dzielić się swoją wiedzą, ponieważ postrzegają ją jako źródło swojej władzy
.- Zespół „Not Invented Here”: zespoły mogą odmawiać przyjęcia procedur, których same nie wymyśliły
.- Wiedza staje się nieaktualna, jeśli baza danych nie jest aktualizowana
.- Technologia nie jest rozwiązaniem: samo wdrożenie Wiki nie wystarczy. Kluczowe znaczenie mają kultura organizacyjna i chęć dzielenia się wiedzą.

9. Wskazówki z praktyki

- Doceniajcie dzielenie się wiedzą, a nie tylko indywidualne osiągnięcia.
- Zacznijcie od społeczności praktyków. Nieformalne sieci są często skuteczniejsze niż formalne systemy.
- Zidentyfikujcie i wspierajcie „liderów” dzielenia się wiedzą w firmie.