#99 En iyi uygulamaların paylaşılması

1. Yöntemin adı

En iyi uygulamaların paylaşılması

2. Alternatif isimler

Bilgi Yönetimi, Uygulama Toplulukları (Community of Practice)

3. Kısa açıklama

Bu, tüm organizasyon genelinde kanıtlanmış ve etkili uygulamaları ve bilgileri belirlemek, kaydetmek, paylaşmak ve yeniden kullanmak amacıyla gerçekleştirilen bir dizi süreç ve faaliyettir. "Tekerleği yeniden icat etmeyi" önler.

4. Amaç / Ne zaman kullanılır

Öğrenmeyi hızlandırmak, genel verimliliği artırmak ve organizasyon genelinde performansı standartlaştırmak için kullanılır. Büyük veya coğrafi olarak dağınık şirketlerde hayati öneme sahiptir.

5. Uygulama / Nasıl uygulanır?

En iyi uygulamaların paylaşılmasına yönelik bir sistemin kurulması şunları içerir:
1. Platformun oluşturulması: Bilgilerin depolanması ve aranması için merkezi bir alanın kurulması (örn. kurum içi Wiki, SharePoint, “Çıkarılan Dersler” veritabanı).
2. Uygulama topluluklarının (Communities of Practice) desteklenmesi: Aynı rolü veya ilgi alanını paylaşan (ör. "Proje Yöneticileri Kulübü") ve deneyimlerini paylaşmak üzere düzenli olarak bir araya gelen gayri resmi grupların oluşturulması.
3. Toplantıların düzenlenmesi: Ekiplerin başarılı projelerini ve uygulamalarını sundukları düzenli “Show & Tell”, “Brown Bag” veya “Lunch & Learn” toplantıları.
4. Standartlaştırma süreci: En iyi uygulamaların standartlara dönüştürülmesi ve bunların eğitim programlarına dahil edilmesi.

6. Uygulamadan bir örnek

Büyük bir danışmanlık şirketinde, her başarılı projenin ardından proje yöneticisi temel başarıları ve dersleri özetler ve bunları merkezi veritabanına kaydeder. Aynı zamanda, ayda bir kez düzenlenen proje yöneticileri topluluğu toplantısında, en ilginç bulguyu meslektaşlarına sunar.

7. Avantajlar

- Sorunların çözümünü ve yenilikçiliği hızlandırır
.- Maliyetleri düşürür ve verimliliği artırır
.- Aynı hataların tekrarlanmasını önler
.- İşbirliğini ve aidiyet duygusunu destekler.

8. Riskler / Sınırlar

- "Kendi kumunda kazma" kültürü: Departmanlar veya bireyler, bilgilerini güç kaynakları olarak gördükleri için bunları paylaşmaktan çekinebilirler
.- "Burada İcat Edilmedi" sendromu: Ekipler, kendilerinin icat etmediği uygulamaları benimsemeyi reddedebilir
.- Veritabanı güncel tutulmazsa bilgiler eskimiş hale gelir
.- Teknoloji tek başına bir çözüm değildir: Sadece Wiki'yi uygulamaya koymak yeterli değildir. Önemli olan kültür ve paylaşma isteğidir.

9. Uygulamadan İpuçları

- Sadece bireysel performansı değil, bilgi paylaşımını da takdir edin.
- Uygulama topluluklarıyla başlayın. Gayri resmi ağlar, genellikle resmi sistemlerden daha etkilidir.
- Şirket içindeki bilgi paylaşımının “öncülerini” belirleyin ve destekleyin.