#72 Audyty procesowe (Process audits)

1. Nazwa metody

Audyty procesowe (Process audits)

2. Nazwy alternatywne

Audyt procesu, Wielopoziomowe audyty procesowe (Layered Process Audits – LPA)

3. Krótki opis

Audyt procesowy to ustrukturyzowane sprawdzenie, czy proces jest realizowany zgodnie ze standardową procedurą operacyjną (SOP) oraz czy procedura ta prowadzi do pożądanych wyników. W odróżnieniu od audytu produktu (który sprawdza wynik), audyt procesowy koncentruje się na samym przebiegu procesu.

4. Cel / Kiedy stosować

Służy do zapewnienia zgodności z normami, identyfikacji odchyleń i możliwości poprawy oraz wzmocnienia dyscypliny w zespole. Jest to proaktywne narzędzie służące zapobieganiu błędom. Audyty wielopoziomowe (LPA) angażują w proces audytu kilka szczebli kierownictwa.

5. Sposób postępowania / Jak ją stosować

1. Wybierz proces i przygotuj listę kontrolną: Wybierz proces i na podstawie jego standardowej procedury operacyjnej (SOP) stwórz prostą listę kontrolną do audytu zawierającą kluczowe punkty, które należy sprawdzić.
2. Zaplanuj audyty: Stwórz harmonogram audytów. W ramach LPA audyty są przeprowadzane przez różne szczeble kierownicze z różną częstotliwością (np. lider zespołu codziennie, kierownik co tydzień, dyrektor co miesiąc).
3. Przeprowadź audyt na Gemba: Audyt przeprowadza się bezpośrednio w miejscu pracy poprzez obserwację rzeczywistego procesu i rozmowę z operatorem.
4. Zapisz ustalenia: Zapisz zgodności i niezgodności z listą kontrolną. Każda niezgodność stanowi okazję do poprawy.
5. Wprowadź działania naprawcze: Dla każdego niezgodnego elementu natychmiast określ i wdroż działanie naprawcze.
6. Przeanalizuj dane z audytów: Śledź trendy w zakresie niezgodności, aby wykryć problemy systemowe.

6. Przykład z praktyki

Kierownik produkcji przeprowadza cotygodniowy audyt LPA na linii spawalniczej. Zgodnie z listą kontrolną sprawdza, czy operator stosuje prawidłowe ustawienia prądu w spawarce, czy ma na sobie wszystkie środki ochrony indywidualnej oraz czy stanowisko pracy jest czyste zgodnie z zasadami 5S. Stwierdza, że operator nie używa przepisowych rękawic. Natychmiast zajmuje się tą sprawą, ustala przyczynę (stare rękawice były niewygodne) i zapewnia wprowadzenie odpowiednich zmian.

7. Zalety

- Zapewnia przestrzeganie standardów
.- Proaktywnie zapobiega błędom i wypadkom
.- Poprawia komunikację między kierownictwem a operatorami
.- Wzmacnia kulturę dyscypliny i odpowiedzialności
.- Dostarcza cennych danych służących usprawnianiu procesów.

8. Ryzyko / Limity

- Postrzeganie jako „kontrola policyjna”: Jeśli audyt jest prowadzony w sposób dyrektywny i krytyczny, wywołuje opór i skłania do ukrywania problemów.
- Biurokracja: Zbyt skomplikowane listy kontrolne i formalności mogą zniweczyć cel audytu.
- Powierzchowność: Szybkie „odhaczanie” listy kontrolnej bez rzeczywistej obserwacji i dyskusji jest bezcelowe.
- Brak działań w związku z ustaleniami: Jeśli wykryte niezgodności nie są usuwane, audyty tracą wiarygodność.

9. Wskazówki z praktyki

- Sprawdzaj proces, a nie osobę: Celem jest wykrycie błędów w systemie, a nie krytykowanie operatora.
- Zacznij od pytania: „Czy mogę przyjrzeć się, jak pan/pani pracuje, i czegoś się nauczyć?”. To buduje lepszą relację niż stwierdzenie: „Idę cię skontrolować.”
- Lista kontrolna powinna być krótka i przejrzysta, skupiająca się wyłącznie na najważniejszych kwestiach.