#61 Przeprojektowanie procesów biznesowych (BPR)

1. Nazwa metody

Przebudowa procesów biznesowych (BPR)

2. Nazwy alternatywne

Reinnowacja procesów, Przeprojektowanie procesów biznesowych

3. Krótki opis

BPR to podejście do usprawniania, które koncentruje się na fundamentalnej analizie i radykalnym przeprojektowaniu kluczowych procesów biznesowych w celu osiągnięcia znaczącej poprawy kluczowych wskaźników wydajności, takich jak koszty, jakość, obsługa i szybkość.

4. Cel / Kiedy stosować

W odróżnieniu od Kaizen (stopniowego doskonalenia) BPR stosuje się w sytuacjach wymagających zasadniczej, rewolucyjnej zmiany. Metoda ta sprawdza się, gdy obecny proces jest na tyle nieefektywny, że nie ma sensu go stopniowo usprawniać, lub gdy zmiany technologiczne lub rynkowe umożliwiają wprowadzenie zupełnie nowego sposobu pracy.

5. Sposób postępowania / Jak ją stosować

1. Przygotowanie i wizja: Zdobądź silne poparcie kierownictwa najwyższego szczebla. Określ wizję i ambitne cele związane ze zmianą (np. „Skrócenie czasu realizacji zamówienia z 2 tygodni do 24 godzin”).
2. Identyfikacja i analiza procesów: Zidentyfikuj kluczowe procesy i przeanalizuj ich aktualny stan („as-is”).
3. Przeprojektowanie procesów („to-be”): Zaprojektuj zupełnie nowy, radykalnie uproszczony proces. Często zaczyna się od „czystej kartki” i zadaje się pytanie: „Jak zaprojektowalibyśmy ten proces dzisiaj, gdybyśmy zaczynali od zera, korzystając z dzisiejszych technologii?”.
4. Wdrożenie: Wdroż nowy proces. Często wymaga to zmian w strukturze organizacyjnej, systemach informatycznych i stanowiskach pracy.
5. Monitorowanie i doskonalenie: Śledź wydajność nowego procesu i kontynuuj jego doskonalenie.

6. Przykład z praktyki

Klasyczny przykład z firmy Ford: Pierwotny proces zakupowy obejmował wiele dokumentów i procedur zatwierdzania między działem zakupów, magazynem i księgowością. BPR doprowadziło do wprowadzenia nowego procesu: kupujący składa zamówienie w systemie online. Magazynier przy odbiorze towaru sprawdza w systemie, czy istnieje zamówienie. Jeśli tak, przejmuje towar, a system automatycznie zatwierdza płatność faktury. Dzięki temu wyeliminowano większość formalności i pracy ręcznej w dziale księgowości, a liczba pracowników spadła o 75%.

7. Zalety

- Znaczna poprawa wydajności: Może przynieść skokową poprawę, a nie tylko stopniową
.- Koncentracja na kliencie i wartości: Procesy są przeprojektowywane w oparciu o przepływ wartości dla klienta.
- Uproszczenie i zwiększenie efektywności: Eliminuje zbędne, nieefektywne i biurokratyczne etapy
.- Lepsze wykorzystanie nowoczesnych technologii.

8. Ryzyko / Limity

- Wysokie ryzyko niepowodzenia: BPR to radykalna zmiana, która może spotkać się z silnym oporem ze strony pracowników.
- Wysokie koszty i czasochłonność.
- Może prowadzić do zwolnień i spadku morale, jeśli będzie postrzegana wyłącznie jako narzędzie redukcji kosztów.
- Zaniedbanie zarządzania zmianą (Change Management): Bez starannego zarządzania zmianą i komunikacji projekt jest skazany na niepowodzenie.
- „Wylewanie dziecka z kąpielą”: Dążenie do radykalnej zmiany może zniszczyć nawet to, co w pierwotnym procesie działało dobrze.

9. Wskazówki z praktyki

- BPR a Kaizen: Nie są to podejścia przeciwstawne, lecz wzajemnie się uzupełniające. Po radykalnej zmianie (BPR/Kaikaku) powinno nastąpić okres stabilizacji i stopniowego doskonalenia (Kaizen).
- Wsparcie kierownictwa ma absolutnie kluczowe znaczenie.
- Skoncentrujcie się na procesach, a nie na działach: BPR wykracza poza granice tradycyjnych działów.