#61 Re-inženjering poslovnih procesa (BPR)

1. Naziv metode

Reinženjering poslovnih procesa (BPR)

2. Alternativni nazivi

Reinženjering procesa, Redizajn poslovnih procesa

3. Kratak opis

BPR je pristup poboljšanju koji se usredotočuje na temeljitu reviziju i radikalnu preinaku ključnih poslovnih procesa s ciljem postizanja dramatičnih poboljšanja u ključnim pokazateljima uspješnosti kao što su troškovi, kvaliteta, usluga i brzina.

4. Svrha / Kada koristiti

Za razliku od Kaizena (kontinuirano poboljšanje), BPR se koristi u situacijama koje zahtijevaju temeljnu, revolucionarnu promjenu. Primjenjivo je kada je trenutni proces toliko loš da nema smisla poboljšavati ga postupno, ili kada promjene u tehnologiji ili na tržištu omogućuju potpuno novi način rada.

5. Postupak / Kako ga primijeniti

1. Priprema i vizija: Osigurajte snažnu podršku višeg menadžmenta. Definirajte viziju i ambiciozne ciljeve za promjenu (npr. 'Smanjiti vrijeme obrade narudžbi s 2 tjedna na 24 sata').
2. Identifikacija i analiza procesa: Identificirajte ključne procese i analizirajte njihovo trenutno stanje ("as-is").
3. Redizajn procesa ("to-be"): Osmislite potpuno novi, radikalno pojednostavljeni proces. To često započinje pristupom "zeleno polje", postavljajući pitanje: "Kako bismo danas dizajnirali ovaj proces da počinjemo ispočetka s današnjim tehnologijama?"
4. Implementacija: Implementirajte novi proces. To često zahtijeva promjene u organizacijskoj strukturi, IT sustavima i radnim ulogama.
5. Praćenje i poboljšanje: Pratite učinkovitost novog procesa i nastavite ga poboljšavati.

6. Praktičan primjer

Klasičan primjer iz Forda: Izvorni proces nabave uključivao je velik broj dokumenata i odobrenja između odjela za nabavu, skladišta i računovodstva. BPR je doveo do novog procesa: Kupac naručuje u online sustavu. Po primitku robe, skladištar provjerava sustav postoji li narudžba. Ako postoji, prihvaća robu i sustav automatski odobrava plaćanje fakture. Time je eliminirana većina papirologije i ručnih radnji u odjelu za računovodstvo, a broj zaposlenika smanjen je za 75 posto.

7. Prednosti

- Dramatično poboljšanje učinkovitosti: Može donijeti iskorakna poboljšanja, a ne samo postupna
.- Fokus na kupca i vrijednost: Procesi su redizajnirani oko toka vrijednosti za kupca.
- Pojednostavljenje i povećana učinkovitost: Eliminira nepotrebne, neučinkovite i birokratske korake.
- Bolja upotreba modernih tehnologija.

8. Rizici / Ograničenja

- Visok rizik od neuspjeha: BPR je radikalna promjena koja može naići na snažan otpor zaposlenika
.
- Može dovesti do otpuštanja i pada morala ako se doživljava isključivo kao mjera za smanjenje troškova.
- Zanemarivanje upravljanja promjenama: Bez temeljitog upravljanja promjenama i komunikacije, projekt je osuđen na propast.
- 'Izlijevanje djeteta zajedno s kupkom': Poticaj za radikalnim promjenama također može uništiti ono što je dobro funkcioniralo u izvornom procesu.

9. Praktični savjeti

- BPR naspram Kaizena: To nisu suprotstavljeni koncepti, već komplementarni pristupi. Razdoblje stabilizacije i postupnog poboljšanja (Kaizen) trebalo bi uslijediti nakon radikalne promjene (BPR/Kaikaku).
- Podrška menadžmenta je apsolutno ključna.
- Fokus na procese, a ne na odjele: BPR nadilazi granice tradicionalnih odjela.