#75 Przegląd przestarzałości

1. Nazwa metody

Obsolescence review (Przegląd przestarzałości)

2. Nazwy alternatywne

Ocena przestarzałości, zarządzanie cyklem życia procesów i technologii

3. Krótki opis

Przegląd przestarzałych elementów to systematyczny proces identyfikacji, analizy i zarządzania przestarzałymi procesami, technologiami, umiejętnościami lub produktami w organizacji. Celem jest proaktywne zastępowanie przestarzałych elementów nowymi, bardziej efektywnymi alternatywami, zanim spowodują one poważne problemy.

4. Cel / Kiedy stosować

Służy do ograniczania ryzyka operacyjnego, zwiększania wydajności oraz wspierania innowacji. Stanowi istotny element planowania strategicznego i zarządzania cyklem życia, pomagający przedsiębiorstwu nadążać za duchem czasu.

5. Sposób postępowania / Jak ją stosować

1. Zidentyfikuj i sporządź spis: Stwórz listę kluczowych procesów, technologii lub systemów w danym obszarze.
2. Przeanalizuj stopień przestarzałości: Dla każdej pozycji oceń jej stan pod kątem
: – przestarzałości technologicznej: Czy technologia jest nadal wspierana? Czy istnieją bezpieczniejsze i bardziej wydajne alternatywy?
– przestarzałości procesowej: Czy proces jest nadal zgodny z aktualnymi celami i przepisami prawnymi? Czy nie jest zbyt biurokratyczny lub powolny?
– Przestarzałość wiedzy: Czy nadal mamy osoby, które rozumieją dany system i potrafią go naprawić?
3. Oceń ryzyko: Dla każdego przestarzałego elementu oceń ryzyko związane z jego dalszym używaniem (np. za pomocą macierzy ryzyka).
4. Opracuj plan migracji/wymiany: Na podstawie analizy i oceny ryzyka opracuj plan z ustalonymi priorytetami dotyczący modernizacji, wymiany lub całkowitego wycofania przestarzałych elementów.

6. Przykład z praktyki

W trakcie przeglądu bank stwierdził, że jego główny system bankowy działa w oparciu o 30-letni język programowania COBOL. Chociaż system nadal działa, ryzyko jest ogromne: na rynku brakuje programistów COBOL, jego utrzymanie jest kosztowne, a integracja z nowymi aplikacjami mobilnymi jest praktycznie niemożliwa. Na podstawie wyników audytu bank rozpoczął wieloletni projekt migracji na nowoczesną platformę.

7. Zalety

- Zmniejsza ryzyko awarii systemów i procesów
.- Zwiększa wydajność i obniża koszty konserwacji
.- Umożliwia wprowadzanie innowacji i transformację cyfrową
.- Poprawia bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.

8. Ryzyko / Limity

- Opór wobec zmian: Ludzie są często przyzwyczajeni do starych systemów i opierają się nowym.
- Wysokie koszty wymiany: Modernizacja kluczowych systemów jest często bardzo kosztowna.
- Ryzyko związane z migracją: Przejście na nowy system jest samo w sobie projektem obarczonym ryzykiem.
- „Jeśli coś nie jest zepsute, nie naprawiaj tego”: Kierownictwo może nie doceniać ukrytych zagrożeń związanych z przestarzałością, o ile system na pozór działa.

9. Wskazówki z praktyki

- Róbcie to regularnie: przegląd przestarzałych rozwiązań powinien stanowić część rocznego planowania strategicznego.
- Stwórzcie „mapę drogową”: przedstawcie wizualnie cykl życia kluczowych technologii oraz plan ich wymiany.
- Nie zapominajcie o procesach: przegląd dotyczy nie tylko technologii, ale także przestarzałych zasad, wytycznych i procedur biurokratycznych.