#53 Technologia Open Space (OST)

1. Nazwa metody

Technologia Open Space (OST)

2. Nazwy alternatywne

Open Space, Unconference

3. Krótki opis

Open Space to metoda organizacji i prowadzenia spotkań lub konferencji, w ramach której to sami uczestnicy ustalają i kierują porządkiem obrad. Opiera się ona na zasadzie samoorganizacji wokół tematów, które są dla uczestników najważniejsze.

4. Cel / Kiedy stosować

Stosuje się ją przy rozwiązywaniu złożonych i pilnych problemów, gdzie konieczne jest zaangażowanie i kreatywność dużej i zróżnicowanej grupy osób (od 20 do ponad 2000). Jest idealna, gdy nie ma jednoznacznego rozwiązania i konieczne jest szybkie wygenerowanie pomysłów oraz planów działania.

5. Sposób postępowania / Jak ją stosować

1. Przygotowanie: Facylitator przygotowuje salę z centralnym kręgiem krzeseł oraz dużą tablicą („targowisko”), na której zostanie wywieszony porządek obrad.
2. Otwarcie: Facylitator wyjaśnia główny temat oraz przedstawia 4 zasady i 1 prawo:
– Zasady: 1. Każdy, kto przyjdzie, jest właściwą osobą. 2. Cokolwiek się wydarzy, jest to jedyna rzecz, jaka mogła się wydarzyć. 3. Zaczyna się, gdy nadejdzie właściwy czas. 4. Kończy się, gdy nadchodzi koniec.
– Prawo dwóch stóp (The Law of Two Feet): Jeśli znajdziesz się w sytuacji, w której ani się nie uczysz, ani nie wnosisz wkładu, użyj swoich dwóch stóp i przenieś się tam, gdzie będziesz bardziej przydatny.
3. Tworzenie porządku obrad: Uczestnicy, którzy mają temat, który chcą omówić, zapisują go na kartce, ogłaszają pozostałym i umieszczają na „targowisku” w konkretnym przedziale czasowym i miejscu.
4. Dyskusje w grupach: Uczestnicy swobodnie przemieszczają się między grupami dyskusyjnymi zgodnie ze swoimi zainteresowaniami (dzięki „prawu dwóch nóg”).
5. Zbiór wyników i konwergencja: Wyniki każdej dyskusji są zapisywane, a na koniec wszystkie są podsumowywane i uzgadniane są dalsze działania.

6. Przykład z praktyki

Miasto zamierza opracować nową strategię rozwoju i zaprosi 100 mieszkańców, przedsiębiorców oraz aktywistów na całodniowe spotkanie w formule Open Space. Tematy będą dotyczyły m.in. „Jak usprawnić ruch rowerowy?”, „Więcej zieleni w mieście” czy „Wsparcie dla lokalnych przedsiębiorstw”. W ciągu dnia powstaną konkretne pomysły i zostaną utworzone grupy robocze, które będą dalej pracować nad tymi tematami.

7. Zalety

- Wysoki poziom zaangażowania i energii: uczestnicy dyskutują na tematy, które naprawdę ich interesują.
- Szybkie i skuteczne rozwiązywanie złożonych problemów.
- Sprzyja samoorganizacji i odpowiedzialności.
- Nadaje się do dużych grup.

8. Ryzyko / Limity

- Wymaga odwagi ze strony organizatorów: menedżerowie muszą być gotowi zrezygnować z kontroli nad porządkiem obrad.
- Może sprawiać wrażenie chaotycznego: dla osób przyzwyczajonych do tradycyjnych spotkań początkowy chaos może być nieprzyjemny.
- Nie nadaje się do prostych tematów: Jest zbędna, jeśli chcesz jedynie przedstawić gotową decyzję
.- Wyniki nie są gwarantowane: Jakość wyników zależy wyłącznie od zaangażowania uczestników.

9. Wskazówki z praktyki

- Zaufajcie procesowi: nawet jeśli na początku wygląda to chaotycznie, proces działa. Ważne jest, aby nie ingerować i pozwolić mu płynąć
.- Zasada dwóch nóg ma kluczowe znaczenie: przypominajcie uczestnikom, aby aktywnie z niej korzystali. „Trzmiele” (osoby, które angażują się w różne dyskusje) i „motyle” (osoby, które po prostu się relaksują i tworzą przestrzeń do rozmowy) są ważną częścią procesu
.- Zadbaj o dobrego moderatora.