#51 Karta zespołu

1. Nazwa metody

Karta zespołu (Team Charter)

2. Nazwy alternatywne

Umowa zespołowa, Zasady zespołu

3. Krótki opis

Karta zespołu to dokument tworzony przez zespół na początku współpracy. Określa ona cel zespołu, jego zadania, role i obowiązki członków, zasady komunikacji, sposoby podejmowania decyzji oraz rozwiązywania konfliktów. Jest to „konstytucja” zespołu.

4. Cel / Kiedy stosować

Stosuje się ją podczas tworzenia nowego zespołu lub na początku nowego projektu. Jej celem jest uzgodnienie oczekiwań, zapobieganie nieporozumieniom i konfliktom oraz stworzenie jasnych ram skutecznej współpracy.

5. Sposób postępowania / Jak ją stosować

Zespół spotyka się na wspólnych warsztatach i omawia następujące kwestie:
1. Cel i misja: Dlaczego ten zespół istnieje? Jaki jest nasz główny sens działania?
2. Cele i wskaźniki: Co chcemy osiągnąć? Jak będziemy mierzyć sukces?
3. Role i obowiązki: Kto wchodzi w skład zespołu? Jakie są nasze indywidualne role i obowiązki (można skorzystać z macierzy RACI)?
4. Zasady funkcjonowania (Ground Rules): Jak będziemy ze sobą współpracować? (np. zasady spotkań, godziny przybycia, sposób komunikacji – Slack czy e-mail).
5. Podejmowanie decyzji: Jak będziemy podejmować decyzje? (konsensusem, głosowaniem, decyduje lider).
6. Rozwiązywanie konfliktów: Co zrobimy, gdy nie dojdziemy do porozumienia?
7. Zasoby: Jakie zasoby (budżet, narzędzia) mamy do dyspozycji?
8. Podpisy: Wszyscy członkowie zespołu powinni symbolicznie „podpisać” kartę, aby potwierdzić swoją zgodę.

6. Przykład z praktyki

Nowo utworzony zespół projektowy opracował kartę podczas pierwszego spotkania. Uzgodnili, że ich celem jest „uruchomienie nowej aplikacji mobilnej w ciągu 6 miesięcy z oceną 4,5+ gwiazdek”. Ustalono, że wszystkie ważne decyzje będą podejmowane w drodze konsensusu, a konflikty będą rozwiązywane natychmiast, twarzą w twarz, a nie za pośrednictwem poczty elektronicznej.

7. Zalety

- Przejrzystość i spójność: Eliminuje niejasności i gwarantuje, że wszyscy rozumieją cele i zasady.
- Zapobieganie konfliktom: Proaktywnie rozwiązuje potencjalne źródła napięć.
- Przyspiesza proces formowania zespołu: Pomaga zespołowi szybciej przejść przez fazy formowania i „burzy” (forming, storming).
- Wzmacnia poczucie odpowiedzialności: Gdy ludzie uczestniczą w tworzeniu zasad, jest większe prawdopodobieństwo, że będą ich przestrzegać.

8. Ryzyko / Limity

- Postrzegana jako biurokracja: Jeśli jest sporządzana wyłącznie formalnie, bez prawdziwej dyskusji, staje się zbędnym dokumentem.
- Zbyt sztywna: Karta powinna być dokumentem „żywym”. Zespół powinien mieć możliwość jej modyfikacji, jeśli zmienią się warunki
.- Nieprzestrzeganie: Jeśli zasady zawarte w karcie są w praktyce ignorowane, dokument traci sens.

9. Wskazówki z praktyki

- Tworzenie w zespole ma kluczowe znaczenie: Karta nie może zostać sporządzona przez kierownika i przekazana zespołowi. Musi ona powstać w wyniku wspólnej dyskusji.
- Zadbajcie o jej widoczność: wydrukujcie ją i powieście na ścianie w sali zespołu lub umieśćcie w kanale komunikacji online.
- Wracajcie do niej: gdy pojawi się konflikt lub niejasność, wróćcie do karty i przypomnijcie sobie, co ustaliliście.