#50 Sesja poświęcona wnioskom (Podsumowanie wniosków)

1. Nazwa metody

Sesja poświęcona wnioskom wyciągniętym z dotychczasowych doświadczeń (Podsumowanie wniosków)

2. Nazwy alternatywne

Analiza po zakończeniu operacji, podsumowanie po zakończeniu operacji (AAR), podsumowanie

3. Krótki opis

„Lessons Learned” to ustrukturyzowane spotkanie, które odbywa się po zakończeniu projektu, etapu projektu lub ważnego wydarzenia. Jego celem jest zidentyfikowanie i udokumentowanie tego, co się udało, co nie wyszło oraz jakie wnioski zespół wyciąga z tych doświadczeń na przyszłość.

4. Cel / Kiedy stosować

Służy do wspierania uczenia się w organizacji oraz zapobiegania powtarzaniu się tych samych błędów w przyszłych projektach. Jest to kluczowe narzędzie służące usprawnianiu zarządzania projektami oraz dzieleniu się wiedzą w ramach organizacji.

5. Sposób postępowania / Jak ją stosować

1. Zaplanuj spotkanie: Zaproś wszystkich kluczowych członków zespołu projektowego. Wyślij im wcześniej pytania do przemyślenia.
2. Stwórz bezpieczną atmosferę: Podkreśl, że celem nie jest szukanie winnych, ale wyciągnięcie wniosków.
3. Omówcie kluczowe kwestie
: – Co planowaliśmy osiągnąć? (Pierwotne cele)
– Co faktycznie osiągnęliśmy? (Rzeczywiste wyniki)
– Co zadziałało dobrze i dlaczego? (Sukcesy, które należy powtórzyć)
– Co nie zadziałało dobrze i dlaczego? (Problemy, których należy unikać)
– Co zrobilibyśmy inaczej następnym razem? (Konkretne zalecenia)
4. Udokumentuj wyniki: Stwórz zwięzły i przejrzysty raport „Lessons Learned”, zawierający kluczowe wnioski i konkretne zalecenia.
5. Udostępnijcie i zapiszcie: Zapiszcie raport w centralnej bazie wiedzy i aktywnie udostępniajcie go innym zespołom oraz kierownikom projektów.

6. Przykład z praktyki

Po zakończeniu kampanii marketingowej zespół spotkał się, aby omówić wnioski z projektu. Stwierdzili, że kampania na Facebooku przebiegła znakomicie (wniosek: należy więcej inwestować w FB), ale współpraca z influencerem okazała się nieskuteczna i kosztowna (wniosek: należy dokładniej weryfikować influencerów). Wnioski te uwzględniono przy planowaniu kolejnej kampanii.

7. Zalety

- Zapobiega powtarzaniu się błędów.
- Wspiera kulturę uczenia się i ciągłego doskonalenia.
- Usprawnia planowanie przyszłych projektów.
- Pozwala zachować i dzielić się cenną wiedzą w ramach organizacji.

8. Ryzyko / Limity

- Szukanie winnych: Spotkanie może łatwo przerodzić się w wzajemne obwinianie się.
- Zapomniane wnioski: Jeśli raport zostanie po prostu schowany do szuflady i nikt go nie przeczyta, cały proces jest bezcelowy.
- Subiektywne wspomnienia: Ludzie mogą pamiętać wydarzenia niedokładnie lub w zniekształcony sposób.
- Udział: Jeśli nie wezmą w nim udziału wszyscy kluczowi uczestnicy, obraz sytuacji może być niekompletny.

9. Wskazówki z praktyki

- Róbcie to na bieżąco: nie czekajcie aż do samego końca dużego projektu. Po każdym ważnym etapie sporządzajcie krótsze podsumowania wniosków
.- Skorzystajcie z pomocy niezależnego moderatora: Pomoże on utrzymać konstruktywny charakter dyskusji i skupić się na procesie, a nie na osobach.
- Skupcie się na przyszłości: Celem nie jest rozpamiętywanie tego, co już się stało, ale wyciągnięcie wniosków i sformułowanie konkretnych zaleceń na przyszłość.
- „Lessons Learned” a retrospektywa: Są do siebie bardzo podobne. Retrospektywy są zazwyczaj częstsze, krótsze i skupiają się na poprawie pracy zespołowej w ramach iteracji. Wnioski z doświadczeń (Lessons Learned) pojawiają się często na końcu większego projektu i dotyczą projektu jako takiego.