#33 Analiza luk (Gap analysis)

1. Nazwa metody

Analiza luk (Analiza różnic)

2. Nazwy alternatywne

Analiza luk w potrzebach, Analiza różnic

3. Krótki opis

Analiza luk to metoda polegająca na porównaniu aktualnego stanu wydajności („gdzie jesteśmy teraz”) z pożądanym stanem przyszłym („gdzie chcemy być”). Następnie identyfikuje ona „luki” (gaps) i proponuje działania niezbędne do ich wyeliminowania.

4. Cel / Kiedy stosować

Służy do identyfikacji niedociągnięć w zakresie wydajności, procesów, umiejętności lub produktów. Jest to kluczowe narzędzie przy planowaniu projektów usprawniających, planowaniu strategicznym lub przy ocenie przyczyn, dla których nie osiąga się wyznaczonych celów.

5. Sposób postępowania / Jak ją stosować

1. Określ stan obecny: Szczegółowo i opierając się na faktach opisz obecną sytuację. Wykorzystaj dane i wskaźniki. Np. „Nasz średni czas realizacji zamówienia wynosi 48 godzin”. 2
. Określ stan przyszły (docelowy): Jasno i mierzalnie określ, do czego chcesz dążyć. Np. „Chcemy skrócić średni czas realizacji zamówienia do 24 godzin”.
3. Zidentyfikuj lukę (Gap): Określ ilościowo różnicę między stanem obecnym a przyszłym. Np. „Luka wynosi 24 godziny”.
4. Przeanalizuj przyczyny luki: ustal, dlaczego ta luka istnieje. Skorzystaj z narzędzi takich jak metoda 5 Why lub diagram Ishikawy. Np. „Przyczyny: ręczne przepisywanie danych, oczekiwanie na zatwierdzenie”.
5. Opracuj plan działania: Zaproponuj konkretne kroki, projekty i działania mające na celu wyeliminowanie luki. Np. „Wdrożyć automatyzację przepisywania danych, zmienić proces zatwierdzania”.

6. Przykład z praktyki

Dział kadr stwierdził, że do realizacji nowego projektu firma potrzebuje ekspertów w dziedzinie analizy danych (stan docelowy). Analiza obecnych umiejętności pracowników (stan obecny) wykazała, że w firmie brakuje takich ekspertów (luka w umiejętnościach). Plan działania: 1. Uruchomić intensywny program szkoleniowy dla obecnych pracowników. 2. Zatrudnić dwóch starszych analityków danych.

7. Zalety

- Jasny kierunek działania: Daje jasny obraz tego, co należy poprawić.
- Ustalenie priorytetów w zakresie zasobów: Pomaga skoncentrować energię i zasoby na usunięciu konkretnych niedociągnięć.
- Lepsze planowanie: Zapewnia uporządkowaną podstawę do planowania projektów i inicjatyw.
- Mierzalność: Dzięki ilościowemu określeniu luk można łatwo mierzyć postępy.

8. Ryzyko / Limity

- Nierealne cele: Jeśli stan docelowy zostanie określony zbyt ambitnie, luka będzie tak duża, że zniechęci do działania.
- Powierzchowna analiza przyczyn: Jeśli przyczyny luki nie zostaną prawidłowo zidentyfikowane, proponowane rozwiązania nie będą skuteczne.
- Ignorowanie kontekstu: Analiza może zakończyć się niepowodzeniem, jeśli nie uwzględni czynników zewnętrznych lub ograniczeń.

9. Wskazówki z praktyki

- Bądźcie konkretni: Wykorzystujcie konkretne, mierzalne dane (cele SMART) do określenia zarówno obecnego, jak i przyszłego stanu.
- Nie skupiajcie się wyłącznie na negatywnych aspektach: analiza luk może ujawnić również obszary, w których radzicie sobie lepiej, niż sądziliście.
- Połączcie ją z analizą SWOT: analiza SWOT może stanowić doskonały punkt wyjścia do przeprowadzenia analizy luk.