#33 Análisis de brechas (Gap analysis)

1. Nombre del método

Análisis de brechas (Análisis de diferencias)

2. Nombres alternativos

Análisis de necesidades y deficiencias, Análisis de diferencias

3. Breve descripción

El análisis de brechas es un método que compara el estado actual del rendimiento («dónde estamos ahora») con el estado futuro deseado («dónde queremos estar»). A continuación, identifica las «brechas» (gaps) y propone las medidas necesarias para superarlas.

4. Finalidad / Cuándo utilizarlo

Se utiliza para identificar deficiencias en el rendimiento, los procesos, las competencias o los productos. Es una herramienta clave a la hora de planificar proyectos de mejora, realizar una planificación estratégica o evaluar por qué no se alcanzan los objetivos fijados.

5. Procedimiento / Cómo aplicarla

1. Define la situación actual: Describe la situación actual de forma detallada y objetiva. Utiliza datos y métricas. Por ejemplo: «Nuestro tiempo medio de tramitación de un pedido es de 48 horas». 2
. Define la situación futura (objetivo): Define de forma clara y cuantificable adónde quieres llegar. Por ejemplo: «Queremos reducir el tiempo medio de tramitación de un pedido a 24 horas».
3. Identifica la brecha (Gap): Cuantifica la diferencia entre la situación actual y la futura. Por ejemplo: «La brecha es de 24 horas».
4. Analiza las causas de la brecha: Averigua por qué existe esta brecha. Utiliza herramientas como los «5 porqués» o el diagrama de Ishikawa. Por ejemplo: «Causas: transcripción manual de datos, espera de aprobación».
5. Elabora un plan de acción: Propón pasos concretos, proyectos y medidas para salvar la brecha. Por ejemplo: «Implementar la automatización de la transcripción de datos, modificar el proceso de aprobación».

6. Ejemplo práctico

El departamento de RR. HH. ha constatado que, para el nuevo proyecto, la empresa necesita expertos en análisis de datos (situación futura). El análisis de las competencias actuales de los empleados (situación actual) ha revelado que la empresa carece de dichos expertos (brecha de competencias). Plan de acción: 1. Poner en marcha un programa de formación intensivo para los empleados actuales. 2. Contratar a dos analistas de datos sénior.

7. Ventajas

- Enfoque claro: Ofrece una visión clara de lo que hay que mejorar.
- Priorización de recursos: Ayuda a concentrar la energía y los recursos en resolver deficiencias concretas.
- Mejor planificación: proporciona una base estructurada para planificar proyectos e iniciativas
.- Medibilidad: gracias a la cuantificación de las deficiencias, es posible medir fácilmente el progreso.

8. Riesgos / Límites

- Objetivos poco realistas: si el estado futuro se establece de forma demasiado ambiciosa, la brecha será tan grande que resultará desmotivadora.
- Análisis superficial de las causas: si no se identifican correctamente las causas de la brecha, las soluciones propuestas no funcionarán.
- Desprecio del contexto: el análisis puede fracasar si no tiene en cuenta los factores externos o las limitaciones.

9. Consejos prácticos

- Sé específico: utiliza datos concretos y cuantificables (objetivos SMART) para definir tanto la situación actual como la futura.
- No te centres solo en lo negativo: el análisis de brechas también puede revelar áreas en las que eres mejor de lo que pensabas.
- Combínalo con el análisis DAFO: el análisis DAFO puede ser un excelente punto de partida para el análisis de brechas.