#26 Schemat SIPOC

1. Nazwa metody

Schemat SIPOC

2. Nazwy alternatywne

COPIS (odwrócone spojrzenie z perspektywy klienta), mapa procesów wysokiego poziomu

3. Krótki opis

SIPOC to narzędzie wizualne, które w ogólnym zarysie przedstawia dane wejściowe i wyjściowe procesu. Nazwa ta jest akronimem utworzonym z angielskich słów: Suppliers (Dostawcy), Inputs (Dane wejściowe), Process (Proces), Outputs (Wyniki) oraz Customers (Klienci). Zapewnia szybki i uporządkowany wgląd w proces oraz jego główne elementy.

4. Cel / Kiedy stosować

Stosuje się go w początkowej fazie (Define) projektów DMAIC lub dowolnej inicjatywy usprawniającej w celu określenia zakresu projektu. Pomaga zespołowi osiągnąć porozumienie co do tego, gdzie proces się zaczyna i kończy, kim są jego kluczowi dostawcy i klienci oraz jakie są główne dane wejściowe i wyjściowe. Jest to swego rodzaju „widok z lotu ptaka”, który pozwala uzyskać ogólny obraz sytuacji przed zagłębieniem się w szczegóły.

5. Sposób postępowania / Jak ją stosować

Chociaż nazwa brzmi SIPOC, schemat najlepiej tworzyć w kolejności P-O-C-I-S, ponieważ pomaga to spojrzeć na sprawę z perspektywy klienta:
1. P – Process (Proces): Najpierw zdefiniuj analizowany proces. Opisz go w bardzo ogólnym ujęciu, zazwyczaj w 4–7 głównych krokach.
2. O – Outputs (Wyniki): Wymień główne wyniki (produkty, usługi, dane, decyzje), które generuje ten proces.
3. C – Customers (Klienci): Zidentyfikuj, kim są klienci – ci, którzy odbierają i wykorzystują wyniki procesu. Mogą to być zarówno klienci wewnętrzni, jak i zewnętrzni.
4. I – Inputs (Dane wejściowe): Wymień kluczowe dane wejściowe (materiały, informacje, zasoby, sprzęt), które są niezbędne do realizacji procesu.
5. S – Suppliers (Dostawcy): Określ, kim są dostawcy – osoby, które dostarczają kluczowe dane wejściowe do procesu.

6. Przykład z praktyki

Proces: Przygotowanie porannej
kawy – S (Dostawcy): Sklep spożywczy, Zakłady wodociągowe, Elektrownie.
– I (Czynniki wejściowe): Ziarna kawy, woda, energia elektryczna, cukier, mleko.
– P (Proces): 1. Zmielić kawę. 2. Włożyć filtr i kawę do ekspresu. 3. Nalać wodę. 4. Włączyć ekspres. 5. Nalać kawę do filiżanki.
– O (Wyniki): Filiżanka gorącej kawy, zużyty filtr z kawą.
– C (Klienci): Ja, mój partner.

7. Zalety

- Szybkie zgranie zespołu: Pomaga wszystkim członkom zespołu szybko zrozumieć podstawowe ramy procesu i określić granice projektu.
- Zapobiega „rozszerzaniu się zakresu”: Jasno zdefiniowany zakres na początku pomaga zapobiegać późniejszym rozszerzeniom projektu.
- Identyfikacja interesariuszy: Pomaga zidentyfikować wszystkich kluczowych graczy (klientów, dostawców), z którymi należy się komunikować.
- Prostota: Jest to bardzo proste i szybkie narzędzie, które nie wymaga specjalnego szkolenia.

8. Ryzyko / Limity

- Nadmierne uproszczenie: SIPOC nie jest szczegółową mapą procesu. Nie opisuje punktów decyzyjnych, harmonogramu ani alternatywnych ścieżek.
- Zagubienie się w szczegółach: Zespół może zacząć spierać się o szczegóły procesu zamiast skupiać się na ogólnym zarysie. Celem nie jest odwzorowanie każdego kroku
.- Pominięcie kluczowych podmiotów: Jeśli zespół nie poświęci wystarczającej uwagi identyfikacji wszystkich klientów lub dostawców, może pominąć w projekcie istotne wymagania.

9. Wskazówki z praktyki

- Praca zespołowa: SIPOC to idealne narzędzie do warsztatów zespołowych na początku projektu. Wykorzystaj flipchart lub białą tablicę
.- Zacznij od „P” (Proces): Chociaż nazwa brzmi SIPOC, podczas tworzenia schematu zacznij od procesu, aby mieć jasno określone granice.
- Ograniczcie się do jednej strony: Celem jest zwięzły przegląd, a nie szczegółowy esej
.- Zweryfikujcie to z klientami i dostawcami: Po stworzeniu szkicu sprawdźcie u rzeczywistych klientów i dostawców, czy prawidłowo zidentyfikowaliście ich potrzeby i dostawy.