1. Yöntemin adı

İş akışı haritalama

2. Alternatif isimler

İş akışı şeması

3. Kısa açıklama

İş akışı haritalama, belirli bir iş sürecini baştan sona tamamlamak için gerekli olan adımların, görevlerin, kararların ve etkileşimlerin sırasını görsel olarak gösterir. "Kimin neyi ne zaman yaptığı"na odaklanır.

4. Amaç / Ne zaman kullanılır

Her türlü süreci anlamak, analiz etmek ve iyileştirmek için kullanılır. Darboğazları, yinelemeleri, gereksiz adımları ve otomasyon fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur. Süreçlerin yeniden tasarlanması, yazılım sistemlerinin (örn. ERP) uygulanması veya çalışanların eğitilmesi için temel bir araçtır.

5. Uygulama / Nasıl uygulanır?

1. Süreci tanımlayın: Sürecin nerede başladığını ve nerede bittiğini net bir şekilde belirleyin.
2. Katılımcıları belirleyin: Sürece dahil olan tüm rolleri veya departmanları tespit edin.
3. Bilgileri toplayın: Süreç katılımcılarıyla görüşmeler yapın ve hangi adımları uyguladıklarını, hangi bilgilere ihtiyaç duyduklarını ve ne ürettiklerini belirleyin.
4. Haritayı çizin: Akışı görselleştirmek için standart semboller (örn. BPMN - İş Süreci Modeli ve Notasyonu) kullanın
:- Dikdörtgen: Görev veya etkinlik
.- Eşkenar dörtgen: Karar noktası (evet/hayır).
- Oval: Sürecin başlangıcı/sonu
.- Oklar: Akış yönü
.- "Yüzme şeritleri" (Swimlanes): Genellikle görevleri, kimin sorumlu olduğuna göre ayırmak için kullanılır.
5. Analiz edin ve iyileştirin: Haritada sorunları arayın: gereksiz devretmeler, uzun bekleme süreleri, değer katmayan adımlar. Daha verimli olacak "gelecek durum" (to-be) haritasını tasarlayın.

6. Uygulamadan bir örnek

Şirket, fatura onay sürecini haritalandırdı. Harita, faturanın 5 farklı kişiden geçtiğini gösterdi; bunlardan ikisi, herhangi bir katma değer sağlamadan sadece şekilsel bir kontrol yapıyordu ve fatura genellikle birkaç gün boyunca masada bekliyordu. Yeni iş akışı haritası, iki onaylayıcıyı ortadan kaldırdı ve otomatik olarak bildirimler gönderen dijital bir sistem getirdi; böylece tüm süreç 10 günden 2 güne kısaldı.

7. Avantajlar

- Açıklık ve şeffaflık: Herkes sürecin bir bütün olarak nasıl işlediğini ve kendi rolünün ne olduğunu görebilir.
- İsrafın tespit edilmesi: Günlük iş akışında göze çarpmayan verimsizlikleri ortaya çıkarır.
- Standartlaştırma ve otomasyon için temel oluşturur.
- Departmanlar arası iletişim ve işbirliğini geliştirir.

8. Riskler / Sınırlar

- "Analiz Felci": Ekip, mükemmel bir harita oluşturmak için çok fazla zaman harcayabilir ve hiçbir zaman iyileştirme aşamasına geçemez.
- İdeal durumun tasviri: İnsanlar, sürecin gerçekte tüm dolambaçları ve sorunlarıyla nasıl işlediğini değil, nasıl işlemesi gerektiğini anlatma eğilimindedir.
- Karmaşıklık: Aşırı ayrıntılı bir harita, kafa karıştırıcı olabilir.

9. Uygulamadan İpuçları

- Gerçek durumu haritalandırın: İnsanlardan dürüst olmalarını ve gerçekte neler olup bittiğini açıklamalarını isteyin.
- "Swimlanes" kullanın: Yüzme şeritleri, işin bir departmandan diğerine ne zaman geçtiğini göstermek için son derece yararlıdır; bu, gecikmelerin sık görülen bir kaynağıdır.
- Süreç Haritası ile Değer Akışı Haritası (VSM) arasında ayrım yapın: İş akışı/süreç haritası, adımlara ve sorumluluklara odaklanır. VSM ise değer akışına ve zaman ile israfın ölçülmesine odaklanan özel bir harita türüdür.