#68 Automatyzacja przepływu pracy

1. Nazwa metody

Automatyzacja przepływu pracy

2. Nazwy alternatywne

Robotic Process Automation (RPA) – rodzaj automatyzacji o specyficznym charakterze

3. Krótki opis

Automatyzacja przepływu pracy to proces, w ramach którego ręczne, powtarzalne i oparte na regułach zadania oraz procesy są automatyzowane za pomocą narzędzi programowych. Celem jest przeniesienie pracy z ludzi na technologię, co pozwala zmniejszyć liczbę błędów, zwiększyć szybkość działania oraz uwolnić zasoby pracowników, aby mogli oni wykonywać zadania o wyższej wartości dodanej.

4. Cel / Kiedy stosować

Służy do usprawniania procesów administracyjnych, informatycznych i innych procesów biznesowych. Doskonale nadaje się do takich zadań, jak: przenoszenie danych między systemami, wysyłanie powiadomień, procesy zatwierdzania, generowanie raportów czy przetwarzanie faktur.

5. Sposób postępowania / Jak ją stosować

1. Zidentyfikuj i sporządź mapę procesu: Wybierz proces, który jest wykonywany ręcznie, powtarza się często, opiera się na jasnych zasadach i jest podatny na błędy ludzkie. Sporządź mapę jego obecnego stanu (Workflow mapping).
2. Standaryzuj i optymalizuj: Przed automatyzacją kluczowe znaczenie ma uproszczenie i standaryzacja procesu. Automatyzacja złego procesu prowadzi jedynie do szybszego złego procesu.
3. Wybierz odpowiednie narzędzie: Wybierz narzędzie programowe (np. Zapier, Make, Power Automate lub zaawansowane narzędzia RPA, takie jak UiPath).
4. Zaprojektuj i skonfiguruj automatyzację: Stwórz „przepis” lub „scenariusz”, który definiuje wyzwalacze (triggers), działania (actions) i logikę (warunki).
5. Przetestuj i wdroż: Dokładnie przetestuj zautomatyzowany przepływ, a następnie wdroż go do produkcji.
6. Monitoruj i utrzymuj: Śledź wydajność automatyzacji i aktualizuj ją w razie zmian w procesach lub systemach.

6. Przykład z praktyki

Dział kadr zautomatyzował proces wdrażania nowego pracownika. Gdy w systemie kadrowym zostanie utworzony nowy pracownik (wyzwalacz), automatyzacja kolejno: 1. Tworzy mu konto w systemach informatycznych. 2. Wysyła wiadomość e-mail z powitaniem zarówno do niego, jak i do jego przełożonego. 3. Tworzy zadanie dla działu IT dotyczące przygotowania laptopa. 4. Dodaje go do odpowiednich kanałów komunikacyjnych.

7. Zalety

- Zwiększa efektywność i wydajność
.- Znacznie zmniejsza ryzyko błędu ludzkiego
.- Uwalnia pracowników od nudnej, powtarzalnej pracy.
- Przyspiesza procesy i skraca czas reakcji
.- Zapewnia spójność i przestrzeganie zasad.

8. Ryzyko / Limity

- Kruchość: Automatyzacja może „przestać działać”, jeśli zmieni się interfejs użytkownika lub API systemu, z którym współpracuje
.- Koszty narzędzi i wdrożenia
.- Automatyzacja niewłaściwego procesu.
- Zagrożenia bezpieczeństwa związane z pracą z danymi wrażliwymi
.- Brak elastyczności: Automatyzacja może nie radzić sobie z wyjątkami i sytuacjami niestandardowymi.

9. Wskazówki z praktyki

- Zacznij od małych, prostych procesów: wybierz „szybkie sukcesy”, aby pokazać wartość rozwiązania i nauczyć się korzystać z narzędzi.
- Zaangażujcie „programistów-amatorów”: nowoczesne platformy typu „no-code/low-code” umożliwiają automatyzację procesów nawet zwykłym pracownikom bez umiejętności programistycznych.
- Nie myślcie wyłącznie o pełnej automatyzacji: nawet częściowa automatyzacja, która wspiera człowieka, może przynieść ogromną wartość.