#74 Shadowing (İş başında gözlem)

1. Yöntemin adı

Shadowing (İş başında gözlem)

2. Alternatif isimler

Gölge Çalışma, İş Gölge Çalışması

3. Kısa açıklama

Gölgeleme, gözlemcinin (“gölge”) bir çalışanın normal iş günü boyunca onu takip ederek, onun işine, etkileşimlerine, sorunlarına ve süreçlerine ilişkin derinlemesine ve gerçekçi bir bakış açısı elde etmesini sağlayan bir tekniktir. Gözlemci, mümkün olduğunca az rahatsızlık vermeye çalışır.

4. Amaç / Ne zaman kullanılır

Süreçlerin gerçek işleyişini derinlemesine anlamak için (Gemba Walk’un bir parçası olarak), gizli israf ve verimsizliklerin tespitinde, yeni BT sistemlerinin tasarımında (kullanıcıların ihtiyaçlarını anlamak amacıyla) veya yeni çalışanların işe alım sürecinde kullanılır.

5. Uygulama / Nasıl uygulanır?

1. Hedefi belirleyin ve bir kişi seçin: Gözlem yoluyla neyi öğrenmek istediğinizi netleştirin. Gözlem için temsil niteliğinde bir çalışan seçin.
2. Hazırlanın ve bilgilendirin: Süreci önceden öğrenin. Çalışana gözlemin amacını ve seyrini açıklayın; performansını değerlendirmediğinizi, sadece süreci anlamaya çalıştığınızı vurgulayın.
3. Gözlemleyin ve not alın: Çalışmayı doğal ortamında izleyin. Faaliyetler, süreler, etkileşimler, kullanılan araçlar, yaşanan zorluklar ve geçici çözümler hakkında ayrıntılı notlar alın.
4. Ek sorular sorun: Açık olmayan adımları netleştirmek için uygun ve rahatsız edici olmayan bir şekilde “neden” diye sorun.
5. Özetleyin ve doğrulayın: Gözlem sona erdiğinde, edindiğiniz bilgileri özetleyin ve gözlemlediğiniz çalışanla birlikte doğrulayın; böylece her şeyi doğru anladığınızdan emin olun.

6. Uygulamadan bir örnek

Muhasebeciler için yeni bir yazılımın tasarımcısı, deneyimli bir muhasebecinin yanında iki gün boyunca “gölge çalışması” yapıyor. Şirketin resmi bir yazılımı olmasına rağmen, muhasebecinin işinin çoğunu Excel’de yaptığını fark ediyor; çünkü bu ona daha fazla esneklik sağlıyor. Bu bulgu, bu esnekliği dikkate alması gereken yeni sistemin tasarımı için kilit öneme sahiptir.

7. Avantajlar

- Görüşmelerden veya anketlerden elde edilemeyen derin ve bağlamsal bir bakış açısı sunar.
- İnsanların görüşmelerde bahsetmedikleri “gayri resmi” süreçleri ve dolambaçlı yolları ortaya çıkarır.
- Kullanıcılara ve çalışanlara karşı empati oluşturur.
- İyileştirme için harika bir fikir kaynağıdır.

8. Riskler / Sınırlar

- "Hawthorn etkisi": Gözlemlenen kişi davranışını değiştirebilir
.- Hem gözlemci hem de gözlemlenen kişi için zaman alıcıdır
.- Gözlemcinin öznelliği: Gözlemci, olayları kendi önyargılarının süzgecinden geçirerek yorumlayabilir.
- Tamamen bilişsel çalışmalar için uygun değildir: Esas olarak zihinde gerçekleşen bir programcının veya stratejistin çalışmalarını "gizlice izlemek" zordur.

9. Uygulamadan İpuçları

- Sessiz ve görünmez olun: Olaylara mümkün olduğunca az müdahale etmeye çalışın. En iyi bilgileri, insanlar sizi "unutduğunda" elde edersiniz
.- Sadece faaliyetleri değil, duyguları da not alın: Çalışanın ne zaman sinirli, kafası karışık ya da tam tersine memnun olduğunu fark edin
.- Mahremiyete ve hassas bilgilere saygı gösterin.