#69 Süreç Standartlaştırması (Süreçlerin standartlaştırılması)

1. Yöntemin adı

Süreç Standardizasyonu

2. Alternatif isimler

Süreçlerin uyumlaştırılması

3. Kısa açıklama

Süreçlerin standartlaştırılması, belirli bir sürecin tüm organizasyon veya ekip genelinde uygulanmasına yönelik tek tip ve en iyi bilinen yöntemin (en iyi uygulama) tanımlandığı ve hayata geçirildiği bir faaliyettir. Böylelikle işin yürütülmesindeki değişkenlik ve "serbest tarz" ortadan kaldırılır.

4. Amaç / Ne zaman kullanılır

Tutarlı kaliteyi sağlamak, hata oranını azaltmak, eğitimleri kolaylaştırmak ve sürekli iyileştirme için istikrarlı bir temel oluşturmak amacıyla kullanılır. Birden fazla şubesi veya ekibi olan şirketlerde ya da merkezi BT sistemlerinin kurulmasında vazgeçilmezdir.

5. Uygulama / Nasıl uygulanır?

1. Standartlaştırılacak süreçleri belirleyin: Değişkenliğin en büyük sorunlara yol açtığı süreçleri seçin (örn. satış süreci, şikayet süreci, işe alım süreci).
2. Mevcut varyasyonları haritalandırın: Farklı ekiplerin veya bireylerin söz konusu süreci nasıl yürüttüğünü belirleyin. Mevcut tüm farklılıkları belirleyin.
3. "En İyi Uygulama"yı tanımlayın: Tüm ekiplerin temsilcileriyle işbirliği içinde farklılıkları analiz edin ve işi yürütmenin tek ve en iyi yolu üzerinde anlaşın. Bu yöntem en verimli, en kaliteli ve en güvenli olmalıdır.
4. Yeni standardı belgelendirin: Yeni standart sürecin açık ve anlaşılır bir dokümantasyonunu oluşturun (örn. iş akışı haritası, SOP, kontrol listesi).
5. İletişim kurun ve eğitim verin: Yeni standardı tüm çalışanlara tanıtın ve onları kapsamlı bir şekilde eğitin.
6. İzleyin ve denetleyin: Standardın uygulandığını ve beklenen sonuçları verip vermediğini düzenli olarak kontrol edin.

6. Uygulamadan bir örnek

Uluslararası bir kafe zinciri, her şubenin cappuccino’yu biraz farklı hazırladığını tespit etti; bu da tutarsız bir müşteri deneyimine yol açtı. Yönetim, farklı ülkelerden gelen en iyi baristalarla bir atölye çalışması düzenledi ve burada tek tip bir standart prosedür (kahve miktarı, süt sıcaklığı, köpürtme tekniği) üzerinde anlaştılar. Bu prosedür görsel bir kılavuz halinde belgelendi ve tüm baristalar yeniden eğitildi.

7. Avantajlar

- Öngörülebilir ve tutarlı sonuçlar
.- Maliyetlerin ve hata oranının azaltılması.
- Daha kolay eğitim ve görevlerin birbirinin yerine yapılabilmesi
.- İyileştirme (Kaizen) ve otomasyon için istikrarlı bir temel oluşturur
.- Ekipler arasında performans karşılaştırmasını (benchmarking) kolaylaştırır.

8. Riskler / Sınırlar

- Yaratıcılık ve esnekliğin bastırılması: Aşırı katı bir standardizasyon, çalışanların belirli durumlara uyum sağlamasını engelleyebilir.
- Değişime direnç: İnsanlar genellikle "kendi" çalışma tarzlarıyla gurur duyarlar ve tek tip bir standardın benimsenmesine direnebilirler.
- Kötü bir sürecin standartlaştırılması: Verimsiz bir süreç standart olarak seçilirse, sorun tüm şirkete yayılır.
- Standartlar, düzenli olarak güncellenmezse geçerliliğini yitirir.

9. Uygulamadan İpuçları

- Standartlaştırma, bunun taşa kazınmış olduğu anlamına gelmez: Standart, yalnızca şu anda en iyi yöntemdir. Çalışanları, standardı iyileştirmenin yollarını aramaya teşvik edin
.- Standartın oluşturulmasına insanları dahil edin: İnsanlar oluşturma sürecine katılırsa, standardı kendilerine ait olarak benimseme olasılıkları çok daha yüksektir
.- Değişkenliğin nerede iyi, nerede kötü olduğunu ayırt edin: Yaratıcı çalışmalarda değişkenlik arzu edilir. Tekrarlayan idari veya üretim görevlerinde ise zararlıdır.