#68 İş Akışı Otomasyonu

1. Yöntemin adı

İş Akışı Otomasyonu

2. Alternatif isimler

Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) – belirli bir otomasyon türü için

3. Kısa açıklama

İş Akışı Otomasyonu, manuel, tekrarlayan ve kurallara dayalı görevlerin ve süreçlerin yazılım araçları yardımıyla otomatikleştirildiği bir süreçtir. Bunun amacı, işi insanlardan teknolojiye aktarmak; böylece hata oranı azaltılır, hız artar ve çalışanların kapasitesi daha yüksek katma değerli işler için serbest kalır.

4. Amaç / Ne zaman kullanılır

İdari, BT ve diğer iş süreçlerini daha verimli hale getirmek için kullanılır. Sistemler arası veri aktarımı, bildirim gönderimi, onay süreçleri, rapor oluşturma veya fatura işleme gibi görevler için idealdir.

5. Uygulama / Nasıl uygulanır?

1. Süreci belirleyin ve haritalandırın: Manuel olarak gerçekleştirilen, sık sık tekrarlanan, net kurallara dayanan ve insan hatasına açık bir süreç seçin. Sürecin mevcut durumunu haritalandırın (İş akışı haritalama).
2. Standartlaştırın ve optimize edin: Otomasyona geçmeden önce süreci basitleştirmek ve standartlaştırmak çok önemlidir. Kötü bir süreci otomatikleştirmek, sadece o sürecin daha hızlı bir şekilde kötü işlemesine yol açar.
3. Uygun aracı seçin: Bir yazılım aracı seçin (örn. Zapier, Make, Power Automate veya UiPath gibi gelişmiş RPA araçları) seçin.
4. Otomasyonu tasarlayın ve yapılandırın: Tetikleyicileri (triggers), eylemleri (actions) ve koşulları ( (koşullar) tanımlayan bir "tarif" veya "senaryo" oluşturun.
5. Test edin ve uygulayın: Otomatikleştirilmiş akışı kapsamlı bir şekilde test edin ve ardından canlı ortama alın.
6. İzleyin ve bakımını yapın: Otomasyonun performansını izleyin ve süreçlerde veya sistemlerde değişiklik olması durumunda güncelleyin.

6. Uygulamadan bir örnek

İK departmanı, yeni çalışanların işe alım sürecini otomatikleştirdi. İK sisteminde yeni bir çalışan kaydı oluşturulduğunda (tetikleyici), otomasyon sırasıyla şunları yapar: 1. IT sistemlerinde bu çalışan için bir hesap oluşturur. 2. Hem çalışana hem de yöneticisine bir hoş geldin e-postası gönderir. 3. IT departmanı için dizüstü bilgisayarı hazırlama görevi oluşturur. 4. Çalışanı ilgili iletişim kanallarına ekler.

7. Avantajlar

- Verimliliği ve üretkenliği artırır
.- İnsan hatası riskini önemli ölçüde azaltır
.- Çalışanları sıkıcı ve tekrarlayan işlerden kurtarır.
- Süreçleri hızlandırır ve yanıt süresini kısaltır
.- Tutarlılığı ve kurallara uyumu sağlar.

8. Riskler / Sınırlar

- Kırılganlık: Otomasyon, etkileşimde bulunduğu sistemin kullanıcı arayüzü veya API’si değiştiğinde “bozulabilir”.
- Araç ve uygulama maliyetleri
.- Yanlış bir sürecin otomasyonu.
- Hassas verilerle çalışırken ortaya çıkan güvenlik riskleri
.- Esneklik eksikliği: Otomasyon, istisnaları ve standart dışı durumları yönetemeyebilir.

9. Uygulamadan İpuçları

- Küçük ve basit süreçlerle başlayın: Değeri ortaya koymak ve araçları kullanmayı öğrenmek için "hızlı başarılar" seçin.
- "Vatandaş geliştiricileri" sürece dahil edin: Modern "kodsuz/az kodlu" platformlar, programlama becerisi olmayan sıradan çalışanların bile süreçleri otomatikleştirmesine olanak tanır.
- Yalnızca tam otomasyonu düşünmeyin: İnsana yardımcı olan kısmi otomasyon bile büyük bir değer yaratabilir.