#61 İş Süreçlerinin Yeniden Tasarımı (BPR)

1. Yöntemin adı

İş Süreçlerinin Yeniden Tasarımı (BPR)

2. Alternatif isimler

İş Süreçlerinin Yeniden Düzenlenmesi, Kurumsal İş Süreçlerinin Yeniden Tasarımı

3. Kısa açıklama

BPR, maliyet, kalite, hizmet ve hız gibi kritik performans göstergelerinde çarpıcı bir iyileşme sağlamak amacıyla, temel kurumsal süreçlerin kapsamlı bir şekilde yeniden değerlendirilmesine ve radikal bir şekilde yeniden tasarlanmasına odaklanan bir iyileştirme yaklaşımıdır.

4. Amaç / Ne zaman kullanılır

Kaizen’den (kademeli iyileştirme) farklı olarak, BPR köklü ve devrim niteliğinde bir değişim gerektiren durumlarda kullanılır. Mevcut süreç o kadar kötü durumdaysa ki kademeli olarak iyileştirmenin bir anlamı kalmadığında ya da teknolojideki veya pazardaki değişiklikler tamamen yeni bir çalışma şekline imkân tanıdığında bu yöntem uygun olur.

5. Uygulama / Nasıl uygulanır?

1. Hazırlık ve vizyon: Üst yönetimin güçlü desteğini sağlayın. Değişim için bir vizyon ve iddialı hedefler belirleyin (örn. “Sipariş işleme süresini 2 haftadan 24 saate indirmek”).
2. Süreçlerin belirlenmesi ve analizi: Kilit süreçleri belirleyin ve mevcut durumlarını (“as-is”) analiz edin.
3. Süreçlerin yeniden tasarımı (“to-be”): Tamamen yeni, radikal bir şekilde basitleştirilmiş bir süreç tasarlayın. Genellikle “sıfırdan” başlanır ve şu soru sorulur: “Bugünün teknolojileriyle sıfırdan başlasaydık, bu süreci bugün nasıl tasarlardık?”
4. Uygulama: Yeni süreci hayata geçirin. Bu, genellikle organizasyon yapısında, BT sistemlerinde ve iş pozisyonlarında değişiklikler gerektirir.
5. İzleme ve iyileştirme: Yeni sürecin performansını izleyin ve iyileştirmeye devam edin.

6. Uygulamadan bir örnek

Ford’dan klasik bir örnek: Eski satın alma süreci, satın alma, depo ve muhasebe birimleri arasında çok sayıda belge ve onay aşamasını içeriyordu. BPR, yeni bir sürece yol açtı: Satın alma sorumlusu, siparişi çevrimiçi sisteme girer. Depo görevlisi, malları teslim alırken sistemde siparişin olup olmadığını kontrol eder. Varsa, malları teslim alır ve sistem fatura ödemesini otomatik olarak onaylar. Böylece muhasebe departmanındaki evrak işlerinin ve manuel işlerin çoğu ortadan kaldırıldı ve çalışan sayısı %75 azaldı.

7. Avantajlar

- Performansta çarpıcı bir iyileşme: Sadece kademeli değil, sıçramalı iyileşmeler sağlayabilir
.- Müşteri ve değer odaklılık: Süreçler, müşteri için değer akışı etrafında yeniden tasarlanır.
- Basitleştirme ve verimlilik artışı: Gereksiz, verimsiz ve bürokratik adımları ortadan kaldırır
.- Modern teknolojilerden daha iyi yararlanma.

8. Riskler / Sınırlar

- Yüksek başarısızlık riski: BPR, çalışanların şiddetli direnişiyle karşılaşabilecek radikal bir değişimdir
.- Yüksek maliyet ve zaman alıcı bir süreç.
- Yalnızca maliyet düşürme aracı olarak algılanırsa, işten çıkarmalara ve moral kaybına yol açabilir
.- Değişim Yönetimi’nin ihmal edilmesi: Kapsamlı bir değişim yönetimi ve iletişim olmadan proje başarısızlığa mahkumdur
.- "Bebeği de suyla birlikte dökmek": Radikal bir değişim çabası, eski süreçte iyi işleyen unsurları da yok edebilir.

9. Uygulamadan İpuçları

- BPR ve Kaizen: Bunlar birbirine zıt değil, birbirini tamamlayan yaklaşımlardır. Radikal bir değişimin (BPR/Kaikaku) ardından bir istikrar ve kademeli iyileştirme dönemi (Kaizen) gelmelidir.
- Yönetimin desteği kesinlikle çok önemlidir.
- Departmanlara değil, süreçlere odaklanın: BPR, geleneksel departman sınırlarını aşar.