#74 Promatranje na radnom mjestu

1. Naziv metode

Promatranje rada

2. Alternativni nazivi

Promatranje na radnom mjestu

3. Kratak opis

Praćenje u sjeni je tehnika u kojoj promatrač ('sjena') prati zaposlenika tijekom njegova uobičajenog radnog dana kako bi stekao dubok i realan uvid u njegov rad, interakcije, izazove i procese. Promatrač nastoji biti što neupadljiviji.

4. Svrha / Kada koristiti

Koristi se za stjecanje dubinskog razumijevanja načina na koji procesi zapravo funkcioniraju (kao dio Gemba šetnje), za identificiranje skrivenih gubitaka i neefikasnosti pri dizajniranju novih IT sustava (kako bi se razumjele potrebe korisnika) ili pri uvođenju novog osoblja.

5. Postupak / Kako ga primijeniti

1. Odredite cilj i odaberite osobu: Jasno definirajte što želite saznati promatranjem. Odaberite reprezentativnog zaposlenika za promatranje.
2. Pripremite se i obavijestite: Unaprijed se upoznajte s procesom. Obavijestite zaposlenika o svrsi i postupku promatranja; naglasite da ne ocjenjujete njegov učinak, već da pokušavate razumjeti proces.
3. Promatrajte i bilježite: Promatrajte rad u njegovom prirodnom okruženju. Vodite detaljne bilješke o aktivnostima, vremenu, interakcijama, korištenim alatima, frustracijama i načinu rješavanja problema.
4. Postavljajte dodatna pitanja: Postavljajte pitanja "zašto" na prikladan i nenametljiv način kako biste razjasnili korake koji nisu očiti.
5. Sažmite i provjerite: Kada je promatranje završeno, sažmite svoja zapažanja i provjerite ih s radnikom kojeg ste promatrali kako biste bili sigurni da ste sve ispravno razumjeli.

6. Praktičan primjer

Dizajner novog računovodstvenog softverskog programa provodi dva dana prateći iskusnu računovodkinju. Otkriva da, iako tvrtka ima službeni softver, ona većinu posla obavlja u Excelu jer joj to omogućuje veću fleksibilnost. Ovaj uvid je ključan za dizajn novog sustava, koji mora uzeti u obzir tu fleksibilnost.

7. Prednosti

- Pruža dubok, kontekstualni uvid koji se ne može dobiti iz intervjua ili upitnika.
- Otkriva 'neformalne' procese i radne zaobilaze koje ljudi ne spominju u intervjuima.
- Potiče empatiju prema korisnicima i osoblju.
- Izvrstan je izvor ideja za poboljšanja.

8. Rizici / Ograničenja

- Hawthornov efekt: Osoba koja se promatra može promijeniti svoje ponašanje.
- Vremenski je zahtjevno i za promatrača i za promatrano lice.
- Pristranost promatrača: Promatrač može tumačiti događaje kroz prizmu vlastitih predrasuda.
- Nije pogodno za isključivo kognitivne poslove: Teško je "pratiti" rad programera ili stratega, koji se prvenstveno odvija u umu.

9. Praktični savjeti

- Budite tihi i nenametljivi: Pokušajte se što manje miješati u situaciju. Najbolje uvide steći ćete kad vas ljudi 'zaborave'
.- Ne bilježite samo aktivnosti, nego i osjećaje: zabilježite kada je zaposlenik frustriran, zbunjen ili, obrnuto, zadovoljan
.- Poštujte privatnost i osjetljive informacije.