#16 Kanban

1. Nombre del método

Kanban

2. Nombres alternativos

Sistema Kanban, sistema «pull» (del japonés «kanban», que significa «tarjeta de señalización» o «etiqueta visual»)

3. Breve descripción

Kanban es un sistema de gestión del flujo de trabajo (o de material) que funciona según el principio de «tracción» (pull). El nuevo trabajo no se inicia hasta que hay capacidad disponible para ello, lo que se indica mediante la devolución de la tarjeta Kanban. Su objetivo es limitar el trabajo en curso (WIP, Work In Progress) y poner de manifiesto los cuellos de botella.

4. Finalidad / Cuándo utilizarlo

Se utiliza para gestionar el flujo en procesos recurrentes, desde la fabricación hasta el desarrollo de software y el marketing. Evita el exceso de producción y la sobrecarga del equipo al limitar la cantidad de trabajo en el sistema. Es ideal para aplicar el principio de «tirón», en el que un cliente interno o externo «tira» del trabajo de la etapa anterior.

5. Procedimiento / Cómo aplicarla

Las seis reglas básicas del Kanban:
1. Nunca envíes una pieza defectuosa al siguiente proceso.
2. El cliente (el siguiente proceso) solo toma lo que necesita.
3. Fabrica solo la cantidad exacta que el cliente haya tomado.
4. Nivela la producción (Heijunka).
5. Kanban es una herramienta para el ajuste fino y la reducción de existencias.
6. Estabiliza y estandariza el proceso.

Implementación mediante un tablero Kanban (Kanban Board):
1. Visualiza el flujo de trabajo: dibuja en un tablero (físico o digital) columnas que representen los pasos de tu proceso (p. ej., «Ideas», «Listo para trabajar», «En proceso», «Pruebas», «Terminado»).
2. Crea tarjetas: cada tarea o elemento se representa con una tarjeta.
3. Limita el trabajo en curso (límites de WIP): Para cada columna (especialmente para las fases activas como «En curso»), establece el número máximo de tarjetas que pueden haber en ella a la vez. Este es el paso más importante.
4. Gestión del flujo: El equipo desplaza las tarjetas de izquierda a derecha. Solo se puede «arrastrar» una nueva tarjeta a una columna si hay espacio libre en ella (el número actual de tarjetas < límite de WIP). De este modo, se detectan de forma natural los cuellos de botella: las columnas ante las que se acumulan las tarjetas.
5. Define las normas (Policies): Describe claramente cuándo se considera que una tarjeta está «lista» en una columna determinada y puede avanzar.
6. Mejora de forma regular: utiliza métricas (tiempo de entrega, tiempo de ciclo, rendimiento) y reuniones periódicas (retrospectivas) para mejorar el flujo.

6. Ejemplo práctico

En la producción (Kanban de dos tarjetas): Cuando el operario de montaje agota un contenedor de tornillos, retira de él el «Kanban de producción» y lo envía al almacén. El almacenista, basándose en esta tarjeta, prepara un nuevo contenedor con tornillos, le coloca el «Kanban de movimiento» y lo envía a la línea de montaje. El Kanban de producción permanece en el almacén como señal para reponer las existencias. En TI (tablero Kanban): El equipo tiene una columna «Desarrollo» con un límite de WIP de 3. Esto significa que los programadores pueden trabajar simultáneamente en un máximo de tres tareas. Hasta que no terminen una de ellas y la pasen a «Pruebas», no pueden coger una nueva tarea de «Listo para trabajar».

7. Ventajas

- Evita la sobrecarga del equipo: los límites de trabajo en curso (WIP) protegen al equipo contra la multitarea y el agotamiento.
- Pone de manifiesto los cuellos de botella: muestra de inmediato dónde se acumula el trabajo y dónde es necesario centrar las mejoras.
- Mejora la fluidez y la previsibilidad: da lugar a plazos de entrega más cortos y estables.
- Simplicidad y flexibilidad: el Kanban se puede aplicar a cualquier proceso existente sin necesidad de cambios radicales.
- Reduce las existencias (tanto de material como de información).

8. Riesgos / Límites

- No respetar los límites de trabajo en curso (WIP): Sin disciplina a la hora de respetar los límites de WIP, Kanban se convierte en un simple «tablón con notas» y pierde su eficacia.
- No es adecuado para proyectos con plazos fijos: Kanban se centra en el flujo, no en plazos fijos como, por ejemplo, Scrum. Aunque se pueden combinar.
- Falta de retroalimentación: sin reuniones periódicas y sin un esfuerzo por mejorar, el proceso no mejorará.
- Flujo de trabajo mal definido: si las columnas del tablero no representan el proceso real, el sistema no funcionará.

9. Consejos prácticos

- Empieza por donde estás ahora: no hace falta que cambies tus procesos, funciones ni responsabilidades. Solo tienes que visualizarlos y empezar a gestionar el flujo
.- Establecimiento de límites de trabajo en curso (WIP): Empieza con un límite de aproximadamente 1,5 veces el número de personas que trabajan en esa fase y ve reduciéndolo poco a poco
.- Utiliza un tablero físico: Para los equipos que empiezan, un tablero físico con notas adhesivas suele ser mejor, ya que fomenta la comunicación directa y la interacción
.- «Deja de empezar, empieza a terminar»: este es el mantra principal de Kanban. Es más importante terminar lo que se tiene entre manos que empezar cosas nuevas.