#04 Los 5 «por qué»

1. Nombre del método

5 «Why» (5 «por qué»)

2. Nombres alternativos

Análisis «por qué-por qué»

3. Breve descripción

El «5 Why» es una técnica sencilla pero eficaz para identificar la causa raíz de un problema (análisis de la causa raíz). Consiste en repetir la pregunta «¿por qué?» hasta descubrir la causa fundamental, cuya eliminación evitará que el problema se repita.

4. Finalidad / Cuándo utilizarlo

Se utiliza para resolver problemas, sobre todo los menos complejos, en los que es necesario ir más allá de los síntomas de forma rápida. Es ideal para su uso diario directamente en el Gemba, con el fin de detectar las causas de averías, defectos, retrasos o incidentes de seguridad.

5. Procedimiento / Cómo aplicarla

1. Define el problema: Describe de forma clara y concisa el problema que se ha producido. Por ejemplo: «La máquina Z se ha parado».
2. Hazte la primera pregunta «¿Por qué?»: ¿Por qué se ha parado la máquina? -> Respuesta: Porque se ha fundido el fusible. (Primera causa)
3. Pregunta el segundo «¿por qué?»: ¿Por qué se ha fundido el fusible? -> Respuesta: Porque el motor estaba sobrecargado. (Segunda causa)
4. Pregunta por tercera vez «¿Por qué?»: ¿Por qué se sobrecargó el motor? -> Respuesta: Porque los cojinetes no estaban suficientemente lubricados. (Tercera causa)
5. Hazte la cuarta pregunta «¿Por qué?»: ¿Por qué los cojinetes no estaban suficientemente lubricados? -> Respuesta: Porque el sistema de lubricación automático no funcionaba correctamente. (Cuarta causa)
6. Plantea el quinto «¿por qué?»: ¿Por qué no funcionaba el sistema de lubricación? -> Respuesta: Porque su filtro estaba obstruido y no se había revisado según el plan de mantenimiento. (Causa raíz)
7. Propón una medida correctiva: Basándote en la causa raíz, define una solución (p. ej., «Incluir la revisión y limpieza del filtro del sistema de lubricación en el plan semanal de mantenimiento autónomo»).

6. Ejemplo práctico

El cliente se quejó de que había recibido un producto equivocado. El equipo aplicó el método de las «5 preguntas por qué»: 1. ¿Por qué recibió el cliente un producto equivocado? -> El empleado del departamento de envíos empaquetó el artículo equivocado. 2. ¿Por qué empaquetó el artículo equivocado? -> Lo cogió de la estantería equivocada. 3. ¿Por qué la cogió de la estantería equivocada? -> El letrero de la estantería no estaba claro y se parecía a otro. 4. ¿Por qué no estaba claro el letrero? -> Utilizaba una fuente pequeña y estaba parcialmente tapado por una caja. 5. ¿Por qué no se corrigió? -> No se había implantado un proceso de revisión periódica de la señalización visual. Causa raíz: Falta de un proceso de control. Solución: Implantar una revisión semanal de la legibilidad de toda la señalización del almacén.

7. Ventajas

- Sencillez: No se necesita ningún programa de estadística ni una formación compleja.
- Rapidez: Permite llegar rápidamente al meollo del problema.
- Fomenta el pensamiento crítico: enseña a los equipos a no conformarse con la primera causa, la más superficial
.- Bajo coste: para aplicarlo basta con un equipo de personas y un rotafolio.

8. Riesgos / Límites

- Simplificación excesiva: en el caso de problemas complejos, puede haber varias causas fundamentales y el método de las «5 preguntas» puede conducir a una única rama errónea.
- Dependencia de los conocimientos del equipo: La calidad del resultado depende de la experiencia y los conocimientos de las personas que trabajan en el análisis.
- Riesgo de buscar un culpable: Las preguntas «por qué» pueden derivar en culpar a personas en lugar de buscar fallos en el proceso.
- El número «5» es orientativo: a veces bastan 3 preguntas, otras veces se necesitan 7. El equipo no debe obsesionarse con el número 5.

9. Consejos prácticos

- Comprueba siempre la causalidad: tras cada respuesta, hazte una pregunta de verificación en sentido contrario. Por ejemplo: «Si el filtro no estuviera atascado, ¿se habría parado la máquina?». Esto ayuda a mantener una línea lógica
.- Céntrate en los procesos, no en las personas: en lugar de «¿Por qué cometió un error Jano?», pregúntate «¿Por qué el proceso permitió que se produjera el error?».
- Utilízalo en equipo: el análisis es más eficaz cuando participan varias personas con diferentes puntos de vista.
- Combínalo con el «Gemba Walk»: realiza el análisis de los 5 «por qué» directamente en el lugar donde se produjo el problema, para poder verificar los hechos.