1. Názov metódy

Kanban

2. Alternatívne názvy

Kanban systém, Ťahový systém (Pull System) (z japonského kanban - signálna karta, vizuálny štítok)

3. Krátky popis

Kanban je systém na riadenie toku práce (alebo materiálu), ktorý funguje na princípe "ťahu" (pull). Nová práca sa začne až vtedy, keď je na ňu voľná kapacita, čo je signalizované vrátením Kanban karty. Jeho cieľom je obmedziť rozpracovanú prácu (WIP - Work In Progress) a zviditeľniť úzke miesta.

4. Účel / Kedy použiť

Používa sa na riadenie toku v opakovaných procesoch, od výroby až po vývoj softvéru a marketing. Zabraňuje nadprodukcii a preťaženiu tímu tým, že limituje množstvo práce v systéme. Je ideálny na zavedenie ťahového princípu, kde interný alebo externý zákazník "ťahá" prácu z predchádzajúceho kroku.

5. Postup / Ako ju aplikovať

Šesť základných pravidiel Kanbanu:
1. Nikdy neposielaj chybný diel ďalej.
2. Zákazník (ďalší proces) si berie len to, čo potrebuje.
3. Vyrábaj len presné množstvo, ktoré si zákazník zobral.
4. Vyrovnávaj výrobu (Heijunka).
5. Kanban je nástroj na jemné doladenie a znižovanie zásob.
6. Stabilizuj a štandardizuj proces.

Implementácia pomocou Kanban tabule (Kanban Board):
1. Vizualizuj workflow: Na tabuľu (fyzickú alebo digitálnu) nakresli stĺpce, ktoré reprezentujú kroky tvojho procesu (napr. "Nápady", "Pripravené na prácu", "V práci", "Testovanie", "Hotovo").
2. Vytvor karty: Každá pracovná úloha alebo položka je reprezentovaná kartou.
3. Limituj rozpracovanú prácu (WIP Limity): Pre každý stĺpec (najmä pre aktívne fázy ako "V práci") stanov maximálny počet kariet, ktoré v ňom môžu byť naraz. Toto je najdôležitejší krok.
4. Riadenie toku: Tím posúva karty zľava doprava. Novú kartu je možné "vtiahnuť" do stĺpca, len ak je v ňom voľné miesto (aktuálny počet kariet < WIP limit). Tým sa prirodzene odhalia úzke miesta – stĺpce, pred ktorými sa hromadia karty.
5. Definuj pravidlá (Policies): Jasne popíš, kedy sa karta považuje za "hotovú" v danom stĺpci a môže postúpiť ďalej.
6. Pravidelne sa zlepšuj: Používaj metriky (Lead Time, Cycle Time, Throughput) a pravidelné stretnutia (retrospektívy) na zlepšovanie toku.

6. Príklad z praxe

Vo výrobe (Dvojkartový Kanban): Keď operátor na montáži spotrebuje kontajner so skrutkami, zoberie z neho "Výrobný Kanban" a pošle ho do skladu. Skladník na základe tejto karty pripraví nový kontajner so skrutkami, pripevní naň "Pohybový Kanban" a pošle ho na montáž. Výrobný Kanban ostáva v sklade ako signál na doplnenie zásob. V IT (Kanban tabuľa): Tím má stĺpec "Vývoj" s WIP limitom 3. To znamená, že programátori môžu naraz pracovať maximálne na troch úlohách. Kým nedokončia jednu z nich a neposunú ju do "Testovania", nemôžu si zobrať novú úlohu z "Pripravené na prácu".

7. Výhody

- Zabraňuje preťaženiu tímu: WIP limity chránia tím pred multitaskingom a vyhorením.
- Zviditeľňuje úzke miesta: Okamžite ukáže, kde sa práca hromadí a kde je potrebné zamerať zlepšovanie.
- Zlepšuje plynulosť a predvídateľnosť: Vedie k kratším a stabilnejším dodacím lehotám.
- Jednoduchosť a flexibilita: Kanban sa dá aplikovať na akýkoľvek existujúci proces bez nutnosti revolučných zmien.
- Znižuje zásoby (materiálové aj informačné).

8. Riziká / Limity

- Ignorovanie WIP limitov: Bez disciplíny pri dodržiavaní WIP limitov sa Kanban stáva len "nástenkou s lístočkami" a stráca svoju silu.
- Nevhodné pre projekty s pevným termínom: Kanban je orientovaný na tok, nie na pevné termíny ako napr. Scrum. Hoci sa dajú kombinovať.
- Chýbajúca spätná väzba: Bez pravidelných stretnutí a snahy o zlepšovanie sa proces nezlepší.
- Zle definované workflow: Ak stĺpce na tabuli nereprezentujú skutočný proces, systém nebude fungovať.

9. Tipy z praxe

- Začnite tam, kde ste teraz: Nemusíte meniť svoje procesy, roly ani zodpovednosti. Len ich vizualizujte a začnite riadiť tok.
- Nastavenie WIP limitov: Začnite s limitom cca 1.5-násobku počtu ľudí pracujúcich v danej fáze a postupne ho znižujte.
- Používajte fyzickú tabuľu: Pre začínajúce tímy je fyzická tabuľa s lepiacimi papierikmi často lepšia, pretože podporuje priamu komunikáciu a interakciu.
- "Stop starting, start finishing": Toto je hlavná mantra Kanbanu. Dôležitejšie je dokončiť rozpracované veci, ako začať nové.