1. Názov metódy

Gap analýza (Analýza medzier)

2. Alternatívne názvy

Need-Gap Analysis, Analýza rozdielov

3. Krátky popis

Gap analýza je metóda, ktorá porovnáva súčasný stav výkonnosti ("kde sme teraz") s požadovaným budúcim stavom ("kde chceme byť"). Následne identifikuje "medzery" (gaps) a navrhuje akcie potrebné na ich preklenutie.

4. Účel / Kedy použiť

Používa sa na identifikáciu nedostatkov vo výkonnosti, procesoch, zručnostiach alebo produktoch. Je to kľúčový nástroj pri plánovaní zlepšovacích projektov, strategickom plánovaní alebo pri hodnotení, prečo sa nedosahujú stanovené ciele.

5. Postup / Ako ju aplikovať

1. Definuj súčasný stav: Detailne a fakticky popíš súčasnú situáciu. Použi dáta a metriky. Napr. "Náš priemerný čas vybavenia objednávky je 48 hodín."
2. Definuj budúci (cieľový) stav: Jasne a merateľne definuj, kam sa chceš dostať. Napr. "Chceme znížiť priemerný čas vybavenia objednávky na 24 hodín."
3. Identifikuj medzeru (Gap): Kvantifikuj rozdiel medzi súčasným a budúcim stavom. Napr. "Medzera je 24 hodín."
4. Analyzuj príčiny medzery: Zisti, prečo táto medzera existuje. Použi nástroje ako 5 Why alebo Ishikawa diagram. Napr. "Príčiny: manuálne prepisovanie dát, čakanie na schválenie."
5. Vytvor akčný plán: Navrhni konkrétne kroky, projekty a opatrenia na preklenutie medzery. Napr. "Implementovať automatizáciu prepisu dát, zmeniť schvaľovací proces."

6. Príklad z praxe

HR oddelenie zistilo, že pre nový projekt firma potrebuje expertov na dátovú analytiku (budúci stav). Analýza súčasných zručností zamestnancov (súčasný stav) ukázala, že takíto experti vo firme chýbajú (medzera v zručnostiach). Akčný plán: 1. Spustiť intenzívny tréningový program pre existujúcich zamestnancov. 2. Najať dvoch seniorných dátových analytikov.

7. Výhody

- Jasné zameranie: Poskytuje jasný obraz o tom, čo je potrebné zlepšiť.
- Prioritizácia zdrojov: Pomáha sústrediť energiu a zdroje na riešenie konkrétnych nedostatkov.
- Lepšie plánovanie: Poskytuje štruktúrovaný základ pre plánovanie projektov a iniciatív.
- Merateľnosť: Vďaka kvantifikácii medzery je možné ľahko merať pokrok.

8. Riziká / Limity

- Nerealistické ciele: Ak je budúci stav stanovený príliš ambiciózne, medzera bude demotivujúco veľká.
- Povrchná analýza príčin: Ak sa správne neidentifikujú príčiny medzery, navrhované riešenia nebudú fungovať.
- Ignorovanie kontextu: Analýza môže zlyhať, ak nezohľadní externé faktory alebo obmedzenia.

9. Tipy z praxe

- Buďte špecifickí: Používajte konkrétne, merateľné dáta (SMART ciele) na definovanie súčasného aj budúceho stavu.
- Nezameriavajte sa len na negatíva: Gap analýza môže odhaliť aj oblasti, kde ste lepší, ako ste si mysleli.
- Kombinujte so SWOT: SWOT analýza môže byť skvelým vstupom pre Gap analýzu.