V karte projektu líder projektu zadá popis, ciele, aktivity a základné informácie o projekte. Vyberie členov projektového tímu a po dokončení úprav požiada o schválenie karty projektu. Jeden líder projektu môže mať neobmedzený počet kariet projektov v rôznych fázach prípravy a schvaľovania. Vybrané úrovne projektov je možné riadiť bez karty projektov.

Schvaľovateľ je o čakajúcich kartách projektov upozorňovaný notifikáciami a zároveň čakajúce karty projektov na jeho schválenie vidí v samostatnej sekcii aplikácie. Schvaľovateľ môže byť jeden alebo viac schvalovateľov a schválenie potom môže vykonať ktorýkoľvek z nich. Zároveň môže byť vyžadovaný aj väčší počet schválení napr. 2 schválenia manažéra a finálne schválenie riaditeľom. Kým nie je proces schvaľovania ukončený, je možné schválenia spätne zrušiť.

V prípravnej fáze je dôležitý čo najpresnejší odhad plánovaných termínov kaizenu, zdrojov, projektových metód, výber členov projektového tímu a kalkulácia finančných nákladov, prínosov a finančnej návratnosti projektu. Pri výbere členov projektového tímu má líder projektu možnosť sledovať ich predpokladanú vyťaženosť v čase na iných projektoch a prispôsobiť tak výber členov projektového tímu.

Proces schvaľovania financií závisí od úrovne projektu. Pri najvyššej úrovni projektu oddelenie plánovania k projektu pridá plánovanú finančnú kalkuláciu, ktorú schvaľuje finančné oddelenie. Po schválení je plánovaná kalkulácia pripravená a líder projektu môže odoslať žiadosť o schválenie financií projektu. Projekt môže byť schválený, vrátený na dopracovanie s uvedením dôvodov alebo zrušený. Finálne schvaľovanie zvyčajne potvrdzuje výkonný riaditeľ organizácie. Nižšie úrovne projektov majú proces schvaľovania zjednodušený. Proces schvaľovania je konfigurovateľný s možnosťou prispôsobenia organizácii.

Počas realizácie projektu dohliadajú na projekt automatizované nástroje nášho riešenia, sledujú termíny a odhadujú dátum ukončenia projektu. Odhadovaným termínom projektov zároveň automaticky plánujú vyťaženosť všetkých členov projektových tímov v čase, čo je dôležitý údaj pre nové projekty. Riešenie sa snaží vytvárať “tlak” na dodržiavanie plánovaných ukazovateľov definovaných v prípravnej a fáze plánovania projektu.

Meranie a zhodnotenie výsledkov projektu po implementácii zmien. Reálna finančná kalkulácia projektu pridaná oddelením plánovania a jej následné schválenie finančným oddelením. Automatické porovnávanie plánovaných a reálnych financií projektu. Ak boli výsledky pozitívne a očakávania splnené, môže sa nový proces štandardizovať. Ak výsledky nie sú uspokojivé, vzniká nový projekt, navrhujú sa potrebné zlepšenia a cyklus sa opakuje.

Ak organizačná zložka identifikuje oblasť pre zlepšenie a v knižnici nápadov sa nachádzajú rovnaké alebo podobné úspešne realizované osvedčené postupy alebo riešenia, môže ich použiť pre svoj nový projekt alebo existujúci projekt zduplikovať, upraviť pre svoje podmienky a začať s novým projektom.