1. Názov metódy

Lessons Learned session (Zhodnotenie ponaučení)

2. Alternatívne názvy

Post-mortem, After-action review (AAR), Debrief

3. Krátky popis

Lessons Learned je štruktúrované stretnutie, ktoré sa koná po dokončení projektu, fázy projektu alebo významnej udalosti. Jeho cieľom je identifikovať a zdokumentovať, čo sa podarilo, čo sa nepodarilo a aké ponaučenia si z toho tím odnáša do budúcnosti.

4. Účel / Kedy použiť

Používa sa na podporu organizačného učenia a na zabránenie opakovania rovnakých chýb v budúcich projektoch. Je to kľúčový nástroj pre zlepšovanie projektového manažmentu a pre zdieľanie znalostí v rámci organizácie.

5. Postup / Ako ju aplikovať

1. Naplánujte stretnutie: Pozvite všetkých kľúčových členov projektového tímu. Pošlite im vopred otázky na zamyslenie.
2. Vytvorte bezpečnú atmosféru: Zdôraznite, že cieľom nie je hľadať vinníkov, ale poučiť sa.
3. Diskutujte o kľúčových otázkach:
- Čo sme plánovali dosiahnuť? (Pôvodné ciele)
- Čo sme v skutočnosti dosiahli? (Reálne výsledky)
- Čo fungovalo dobre a prečo? (Úspechy, ktoré treba zopakovať)
- Čo nefungovalo dobre a prečo? (Problémy, ktorým sa treba vyhnúť)
- Čo by sme urobili inak nabudúce? (Konkrétne odporúčania)
4. Zdokumentujte výsledky: Vytvorte stručný a prehľadný report "Lessons Learned", ktorý obsahuje kľúčové zistenia a konkrétne odporúčania.
5. Zdieľajte a ukladajte: Uložte report do centrálnej databázy znalostí a aktívne ho zdieľajte s ostatnými tímami a projektovými manažérmi.

6. Príklad z praxe

Po dokončení marketingovej kampane sa tím stretol na Lessons Learned. Zistili, že kampaň na Facebooku fungovala výborne (ponaučenie: investovať viac do FB), ale spolupráca s influencerom bola neefektívna a drahá (ponaučenie: lepšie si preverovať influencerov). Tieto poznatky zapracovali do plánovania ďalšej kampane.

7. Výhody

- Zabraňuje opakovaniu chýb.
- Podporuje kultúru učenia sa a neustáleho zlepšovania.
- Zlepšuje plánovanie budúcich projektov.
- Uchováva a zdieľa cenné znalosti v rámci organizácie.

8. Riziká / Limity

- Hľadanie vinníkov: Stretnutie sa môže ľahko zmeniť na ukazovanie prstom.
- Zabudnuté ponaučenia: Ak sa report len založí do šuflíka a nikto ho nečíta, celý proces je zbytočný.
- Subjektívne spomienky: Ľudia si môžu udalosti pamätať nepresne alebo skreslene.
- Účasť: Ak sa nezúčastnia všetci kľúčoví členovia, obraz môže byť neúplný.

9. Tipy z praxe

- Robte to priebežne: Nečakajte až na úplný koniec veľkého projektu. Robte menšie Lessons Learned po každej dôležitej fáze.
- Použite nezávislého facilitátora: Pomôže udržať diskusiu konštruktívnu a zamerať sa na proces, nie na ľudí.
- Zamerajte sa na budúcnosť: Cieľom nie je plakať nad rozliatym mliekom, ale poučiť sa a sformulovať konkrétne odporúčania pre budúcnosť.
- Lessons Learned vs. Retrospektíva: Sú si veľmi podobné. Retrospektívy sú typicky častejšie, kratšie a zamerané na zlepšenie tímovej práce v rámci iterácií. Lessons Learned sú často na konci väčšieho celku a zamerané na projekt ako taký.